Přechod z ChatGPT: průvodce migrací pro tým

Převod týmu z ChatGPT ber jako malý projekt změny, ne jako instalaci softwaru. Zmapuj, kdo ChatGPT používá a k čemu, exportuj historii, kterou potřebuješ, přesuň instrukce vlastních GPT do uložených promptů, aktualizuj pravidla pro používání AI, vyzkoušej to s hrstkou lidí, zaváděj po vlnách a ChatGPT zruš k datu obnovení. U týmu o deseti až padesáti lidech to jsou čtyři až sedm týdnů a část s API, pokud nějakou máš, je změna na tři řádky.

Těžká část není technická. Je to čtyřicet kolegů, kterým starý nástroj vyhovoval, a tři vlastní GPT, která nikdo nikde nezapsal. Tenhle průvodce pokrývá obojí.

Článek předpokládá, že už máš rozhodnuto. Pokud možnosti ještě porovnáváš, začni u evropské alternativy k ChatGPT nebo u žebříčku nejlepších evropských AI chatbotů a vrať se, až si vybereš.

Proč se týmy při přechodu z ChatGPT zaseknou?

Protože rozhodnutí je snadné a přesun ne. Většina týmů, které chtějí z ChatGPT odejít, má jasný důvod: data jdou k americkému poskytovateli, právníci mají otázky ke GDPR a firemním datům nebo účet rostl s každou novou licencí. A pak se půl roku nic neděje.

Obvykle to blokují tři věci:

• Nikdo neví, co se používá. ChatGPT se firmou šířil jeden osobní účet za druhým. Nikdo nemá seznam, kdo ho používá, k čemu nebo jaká vlastní GPT si obchodníci loni na jaře postavili.
• Lidé se bojí, že přijdou o historii. Měsíce konverzací působí jako kartotéka, i když ji nikdo neotvírá.
• Přechod nikomu nepatří. IT si myslí, že jde o otázku pravidel, právníci si myslí, že jde o otázku pro IT, a datum obnovení potichu uplyne.

Řešení je dát přechodu vlastníka a kalendář. Všechno níže je krok v tom kalendáři.

Kde začít? Zmapuj, jak tvůj tým ChatGPT používá

Začni inventurou: obyčejným seznamem, kdo ChatGPT používá, na jakém tarifu, na jaké úkoly a s jakými vlastními GPT nebo soubory. Bez něj nepoznáš, co musí nový nástroj pokrýt, a zjistíš to až v pátém týdnu.

U týmu do deseti lidí stačí desetiminutový rozhovor. Nad tím pošli formulář s pěti otázkami:

1. Jaký účet ChatGPT používáš pro práci: firemní, osobní, nebo oba?
2. Na jaké tři úkoly ho používáš nejčastěji?
3. Jaká vlastní GPT používáš a kdo je postavil?
4. Nahráváš soubory? Jaké?
5. Používáš generování obrázků, hlas nebo deep research?

Nejdůležitější je druhá otázka. Ve většině týmů se odpovědi točí kolem stejných pěti úkolů: psaní e-mailů, přepisování textu, shrnování dokumentů, odpovídání na otázky a trochu lehké analýzy. To je dobrá zpráva, protože tohle se přenese do jakéhokoli schopného chatbota.

Důležité jsou i osobní účty. Pokud lidé používají ChatGPT na vlastním tarifu Plus, je to stínová AI (shadow AI) a musí být součástí přechodu, ne běžet dál vedle něj. Proč se to děje, jsme psali v článku zákaz ChatGPT v práci.

Jak exportovat data z ChatGPT?

U osobního tarifu exportuješ přímo z ChatGPT. Podle článku nápovědy OpenAI o exportu historie ChatGPT jsou kroky tyto:

1. Přihlas se a otevři nabídku profilu.
2. Jdi do Settings a pak do Data controls.
3. V části Export data zvol Export a pak Confirm export.

Až bude export hotový, pošle OpenAI e-mail. Může to trvat až 7 dní a odkaz ke stažení vyprší 24 hodin po doručení, takže lidem řekni, ať hlídají schránku. Soubor ZIP obsahuje historii chatů a další data účtu. Chaty, které už jsi smazal, nevrátí.

Pokud používáš workspace ChatGPT Business, Enterprise nebo ChatGPT for Healthcare, obrať se kvůli přístupu k datům spravovanému organizací na vlastníka workspace. V těchto workspace samoobslužný export není k dispozici.

Tahle pasáž ze stejného článku zaskočí spoustu týmů. Export z nastavení funguje u účtů Free, Go, Plus, Pro a u způsobilých účtů Edu. Ve workspace Business přístup k datům spravuje organizace, ne jednotliví členové. Pokud tedy tvoje firma platí ChatGPT Business, musí se firma jako celek rozhodnout, co je potřeba zachovat, dřív než kdokoli cokoli zruší.

Potřebuješ tu historii vůbec?

Pravděpodobně méně, než si myslíš. Export je archiv, ne něco, co jiný chatbot načte jako živé konverzace, a Union AI historii z ChatGPT neimportuje. Co lidé opravdu znovu používají, je málo: prompt, který funguje, šablona odpovědi zákazníkovi, referenční odpověď, kterou jednou ověřili. Požádej každého, ať si těch pět nebo deset věcí uloží jako text. Celý export, pokud nějaký máš, si nech někde, kde se dá prohledávat, pro ten vzácný případ, kdy ho někdo bude potřebovat.

S exportovaným souborem zacházej opatrně. Obsahuje všechno, co kdy kdo vložil, a to může zahrnovat zákaznická data, která by se ti neměla válet ve složce se staženými soubory.

Jak přesunout vlastní GPT do evropské AI?

Přesouváš obsah, ne GPT. Vlastní GPT běží jen uvnitř ChatGPT, ale všechno, co ho dělá užitečným, je text a soubory, které můžeš zkopírovat. Otevři každé GPT v editoru a zkopíruj jeho pole. Dokumentace OpenAI k tvorbě GPT vyjmenovává, z čeho se GPT skládá, a každá část má své místo:

Pole GPT	Co dělá	Kam patří v Union AI
Instructions	Jak se GPT chová	Uložená šablona nebo zadání tvého asistenta na míru
Conversation starters	Ukázkové první prompty	Uložené šablony, jedna na každý podnět
Knowledge files	Referenční dokumenty	Doplněk Company knowledge, příloha ke konkrétnímu chatu, nebo výběr z Google Drive či OneDrive
Capabilities	Vyhledávání na webu, generování obrázků	Vyhledávání na webu: přepínač Search v chatu, s očíslovanými zdroji. Generování obrázků: žádná obdoba
Actions and apps	Volání externích API	Postav to místo toho na API

V chatu Union AI je uložená šablona prompt, který si pojmenuješ a uchováš, až 8 000 znaků, jedno kliknutí od nového chatu. Vlož do ní instrukce GPT, zakonči ji řádkem jako „Úkol:“ a šablona funguje tak, jako fungovalo GPT. K dispozici je taky knihovna stovky promptů podle profese, pro marketing, obchod, HR, finance, právo, podporu a další, která často pokryje to, co dělalo jednoduché GPT. A onboarding ti z krátkého rozhovoru o tvé práci sestaví asistenta na míru s vlastním zadáním a návrhy.

Každé přestavěné GPT otestuj na třech skutečných úkolech od člověka, který ho používá nejvíc. Instrukce budou potřebovat drobné úpravy, protože jiný model čte stejná slova trochu jinak.

Je tu i druhý důvod to udělat hned. Nápověda OpenAI sama uvádí, že vlastní GPT plánuje ukončit a převést lidi na pluginy, přičemž ukončení pro dotčené workspace Enterprise je naplánované na 11. prosince 2026 a ostatní tarify mají následovat. Tvoje GPT se tedy letos budou stěhovat tak jako tak. Přesunout je jednou, do nástroje, který sis vybral, je lepší než je stěhovat dvakrát.

Co se změní v pravidlech pro používání AI?

Tvoje pravidla pro používání AI jsou dokument, který zaměstnancům říká, jaké AI nástroje smějí používat a jaká data do nich smějí. Potřebují aktualizaci, ne přepsání. Změň čtyři věci:

1. Schválený nástroj. Uveď nový a řekni, které účty se počítají (firemní, ne osobní).
2. Třídy dat. Ověř, že to, co pravidla povolují, pořád odpovídá tomu, co pokrývá nová smlouva. Pokud chceš, aby lidé vkládali zákaznická data, přečti si nejdřív článek můžeš vkládat zákaznická data do AI chatbota.
3. Smlouvu. Podepiš smlouvu o zpracování osobních údajů s novým poskytovatelem před začátkem pilotu, ne po něm. Pilot na skutečné práci je skutečné zpracování.
4. Datum ukončení. Zapiš den, kdy ChatGPT přestane být schváleným nástrojem. Bez data zůstane starý nástroj schválený navždy.

Checklist, který bude chtít tvůj pověřenec pro ochranu osobních údajů (smlouva o zpracování, další zpracovatelé, uchovávání, trénink), najdeš v článku co dělá AI chatbota souladným s GDPR. Buď přesný v tom, co nový poskytovatel tvrdí. Union AI provozuje veškerou AI inferenci na infrastruktuře uvnitř Evropské unie a na zákaznických datech netrénuje, ale hosting, databáze a platby zahrnují firmy s americkou mateřskou společností a seznam dalších zpracovatelů každou z nich jmenuje. Dej to do pravidel přesně tak, jak to je, ne zaokrouhlené na „žádná data neopouštějí EU“.

Jak dlouho přechod trvá? Naplánuj ho po týdnech

Plánovač níže převede velikost tvého týmu, tvůj současný tarif ChatGPT a to, k čemu ho používáte, na plán po týdnech. Změň vstupy a sleduj, které kroky se posunou.

Tvar je vždycky stejný. Inventura a žádosti o export v prvním týdnu, protože export může trvat týden. GPT a pravidla ve druhém týdnu. Pak pilot, zavedení a zrušení, přičemž zrušení je připíchnuté k datu obnovení.

Jak vést pilot, který najde mezery?

Pilot je malá skupina, která nový nástroj dva týdny používá na skutečnou práci dřív než všichni ostatní. Jeho úkolem není dokázat, že je nový nástroj dobrý. Jeho úkolem je najít mezery, dokud je jejich oprava levná.

Vyber zhruba každého desátého, mezi třemi a patnácti lidmi. Vybírej záměrně:

• Nejaktivnější uživatele. Do detailu vědí, co pro ně ChatGPT dělá, a mezery najdou rychle.
• Vlastníky vlastních GPT. Otestují své vlastní přestavěné šablony.
• Jednoho hlasitého skeptika. Když bude spokojený skeptik, ostatní půjdou za ním. Když ne, uslyšíš námitky teď, a ne na celofiremní poradě.

Dej skupině jeden sdílený seznam s názvem „tohle neumí X“. Každá položka dostane jednu ze tří odpovědí: lepší prompt, jinou úroveň, nebo poctivé „ne, nech si náhradní řešení“. Z toho seznamu se stane školicí materiál pro všechny ostatní.

O co tým přijde a co si nechá?

Řekni to poctivě před zavedením, ne po něm. Lidé odpustí chybějící funkci, o které jim někdo řekl. Neodpustí tu, kterou objeví sami.

Oblast	Po přechodu
Psaní, přepisování, e-maily	Funguje dál
Shrnování a analýza dokumentů	Funguje dál, soubory se přikládají ke každému chatu
Uložené prompty a instrukce GPT	Funguje dál, jako šablony
Staré konverzace	Zůstávají v exportu, ne v novém nástroji
Generování obrázků	V chatu Union AI není
Hlasový režim	V chatu Union AI není
Režim deep research	V chatu Union AI není
Styl odpovědí	Jiný: jiný model, jiné zvyky

Poslední řádek si zaslouží větu. Union AI provozuje open-weight modely, tedy modely, jejichž váhy jsou zveřejněné, takže mohou běžet na evropském hardwaru. Na běžnou práci jsou dobré a nejsou to GPT. Liší se zvyky ve formátování, některé odpovědi jsou kratší a prompt, který jsi měsíce ladil pro ChatGPT, může potřebovat změnit jeden řádek. Jaký model běží za kterou úrovní, najdeš na stránce o transparentnosti AI.

Pokud pár lidí na generování obrázků nebo hlasu opravdu závisí, rozhodni v prvním týdnu, jestli si na to nechají samostatný, schválený nástroj. Přechod nemusí být všechno, nebo nic, aby stál za to.

Jak zvládnout odpor kolegů?

Počítej s ním a odpovídej konkrétně. Skoro v každém týmu padnou stejné čtyři námitky:

• „Odpovědi jsou horší.“ Vyžádej si přesný prompt a přesnou odpověď. Obvykle jde o rozdíl ve formátování nebo o prompt napsaný pro jiný model a oprava je na jeden řádek. Někdy je to skutečná mezera, a pak jde na seznam.
• „Přijdu o historii.“ Ukaž na export (nebo na rozhodnutí vlastníka workspace) a na těch pět nebo deset promptů a odpovědí, které si před přechodem uložili.
• „Proč to vůbec děláme?“ Řekni skutečný důvod jednou větou: kde se data zpracovávají, smlouva, nebo cena. Žádnou přednášku o suverenitě.
• „Já si prostě nechám svůj ChatGPT.“ Na to jsou pravidla. Po datu ukončení je osobní účet ChatGPT pro práci znovu stínová AI a pravidla to říkají.

Většinu přesvědčování udělá pilotní skupina. Kolega, který řekne „používám to na nabídky a funguje to“, porazí jakýkoli e-mail od IT.

Jak nástroj zavést a ChatGPT zrušit?

Zaváděj jeden tým týdně. Malé týmy můžou naráz. Každá vlna dostane dvacetiminutové školení postavené na seznamu z pilotu: kde jsou šablony, jakou úroveň zvolit na jaký úkol a co nástroj nedělá.

Pak zruš, ve správném pořadí:

1. Nejdřív zkontroluj datum obnovení a zúčtovací období. U ChatGPT Business podle článku OpenAI o fakturaci začne snížení počtu licencí platit od začátku dalšího zúčtovacího období a roční licence zůstávají závazné do konce období. Plánuj zpětně od toho data.
2. Vyřeš data ve workspace. Rozhodni na úrovni celé organizace, co se s workspace Business stane, než ho vlastník zruší.
3. Zruš. Vlastník workspace zruší předplatné ve Workspace settings, Billing, Manage plan. Lidé na osobních tarifech zruší svá vlastní a firma jim je přestane proplácet.
4. Odstraň starý nástroj z pravidel k datu ukončení, které sis zapsal.

Na straně Union AI je chat jeden tarif za 13 € měsíčně bez DPH, nebo 11 € měsíčně při roční platbě, a každé další místo stojí 10 € za kolegu. Prvních 5 zpráv je zdarma a nevyžaduje kartu, takže pilotní skupina může začít dřív, než kdokoli cokoli podepíše. Celý přehled včetně doplňků najdeš na stránce s cenami a srovnání v eurech vedle sebe v článku srovnání cen AI chatbotů.

A co ChatGPT API?

Pokud tvůj tým volá OpenAI API i z vlastního softwaru, je to samostatná a menší práce. API Union AI je kompatibilní s OpenAI, takže měníš base URL, API klíč a název modelu a oficiální SDK od OpenAI fungují dál. Celý postup, včetně toho, co se nepřenese a jak testovat před přepnutím, najdeš v článku přechod na API kompatibilní s OpenAI na tři řádky.

Spusť to souběžně s pilotem. API se účtuje zvlášť od chatu, z předplaceného kreditu po tokenech, takže potřebuje vlastní malý rozpočet a vlastního vlastníka. Všechno ostatní v tomhle průvodci je o lidech. Tahle část je o dvaceti testovacích požadavcích a změně konfigurace.