Versie 28 september 2026
Privacyverklaring: je prompts en je gegevens.
Welke gegevens Union AI verwerkt, waarvoor, hoe lang en met wie. Kort gehouden, want een privacyverklaring die niemand leest, beschermt niemand.
Dit is een vertaling. Bij een verschil of tegenstrijdigheid tussen deze tekst en de Engelse versie gaat de Engelse versie voor.
Concept
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
Union AI is de verwerkingsverantwoordelijke voor je accountgegevens: je e-mailadres, je saldo, je facturen en je gebruik. Voor de inhoud van je prompts en antwoorden zijn we de verwerker: jij bepaalt wat je erin zet en waarvoor je het gebruikt. Voor zakelijk gebruik leggen we dat vast in een verwerkersovereenkomst.
De website-assistent werkt op dezelfde manier, één stap verder. Een bedrijf dat de assistent op zijn eigen website zet, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn bezoekers, en Union AI is de verwerker die die gesprekken namens dat bedrijf opslaat en beantwoordt. Het bedrijf bepaalt hoe lang ze worden bewaard, en de assistent toont die termijn aan elke bezoeker.
Welke persoonsgegevens we verwerken
| Gegevens | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| E-mailadres, naam, btw-nummer indien van toepassing | Account, facturering en bepalen van de btw | Zolang je account bestaat; facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Tegoed, transacties en gebruik per request | Je saldo bijhouden, factureren en afstemmen met onze provider | 7 jaar voor de financiële administratie |
| Aantallen tokens, tier, tijdstempel, duur en foutcode per request | Meting, facturering, storingen onderzoeken | 13 maanden |
| Prompts en antwoorden | Je verzoek uitvoeren | Niet opgeslagen: alleen in het werkgeheugen tijdens de verwerking |
| Reroute-events (welke trigger, welk model) | Kwaliteitsbewaking van de modellen | 13 maanden, waar mogelijk losgekoppeld van je account |
| Zoekopdracht op het web, alleen als je Zoeken aanzet | Het web doorzoeken voor je bericht. Ons eigen model schrijft de zoekopdracht; alleen die zoekopdracht gaat naar Linkup (Frankrijk), nooit het gesprek | Niet door ons opgeslagen. De getoonde bronnen blijven bij het gesprek |
| Geheugen: korte feiten over jou, alleen als je Geheugen aanzet | Ze gebruiken in je latere chats, met de chat waar elk feit vandaan komt | Tot je ze aanpast of verwijdert, Geheugen uitzet of je account opheft; het activiteitenlog 30 dagen |
| Koppeling met Google Drive of OneDrive: het e-mailadres van het gekoppelde account en een versleuteld token | Alleen de bestanden ophalen die je kiest; die worden daarna behandeld als een upload. Er worden geen bestandslijsten bewaard | Tot je de koppeling verbreekt of je account opheft |
| IP-adres en user agent bij het inloggen | Beveiliging en het opsporen van misbruik | 90 dagen |
| Websitebezoeken via Google Analytics: bekeken pagina's, verwijzer, type apparaat en browser, globale locatie. Cookies pas nadat je op Accepteren klikt; daarvoor cookieloze signalen | Zien welke pagina's bezoekers helpen, zodat we de website kunnen verbeteren. Nooit in de chat of de API | Maximaal 14 maanden bij Google. Trek je toestemming op elk moment in via Cookie-instellingen in de footer; dat verwijdert ook de cookies |
| Advertentiemeting via Google Ads en Meta, alleen nadat je op Accepteren klikt: de advertentieklik waarmee je binnenkwam en, als je een formulier invult, een account aanmaakt of tegoed koopt, je e-mailadres als SHA-256-hash en de waarde | Weten welke advertenties klanten opleveren, zodat het budget naar de advertenties gaat die werken. Nooit in de chat of de API | Bij Google en Meta volgens hun eigen bewaartermijnen; bij ons zolang het record bestaat waar het bij hoort. Trek je toestemming op elk moment in via Cookie-instellingen in de footer |
| Hoe je bent ingelogd (e-mailcode, Microsoft of Google), per sessie | De regel van een team afdwingen dat zijn e-maildomein inlogt met Microsoft of Google | Zolang je account bestaat |
| Auditlog van een team: inlogs, uitnodigingen, verwijderde personen, rollen, keys en gewijzigde instellingen, met wie het deed | Laat de eigenaar en de beheerders van een team zien wie wat heeft gedaan. Het bevat geen prompts, antwoorden, bestanden of IP-adressen | Zolang het team bestaat |
| Website-assistent: berichten en antwoorden van bezoekers, hun beoordelingen, en een e-mailadres en bericht als een bezoeker om een mens vraagt | De bezoekers van het bedrijf antwoorden en het bedrijf zijn gesprekslog geven. Het bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn zijn verwerker | Standaard 90 dagen; het bedrijf kan in plaats daarvan kiezen voor 30, 180 of 365 dagen |
| E-mailadres en antwoorden uit de quiz of de enquête | Je je uitslag en het enquêterapport sturen; tips en nieuws alleen als je dat vakje hebt aangevinkt | 24 maanden, of tot je ons vraagt ze te verwijderen |
Wat we niet met je prompts doen
We gebruiken de inhoud van je prompts en antwoorden niet om modellen te trainen of te verbeteren, en we verkopen of delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. We lezen niet mee, behalve als je ons daar bij een storing uitdrukkelijk om vraagt en het betreffende gesprek zelf aanlevert.
Geheugen staat uit tot je het aanzet. Het bewaart korte feiten over jou, geen hele gesprekken, en slaat gevoelige categorieën zoals gezondheid, religie of politieke opvattingen over, tenzij je vraagt precies dat te onthouden. Je kunt elk feit bekijken, aanpassen, verwijderen en pauzeren in Instellingen. Geheugen wordt nooit gebruikt in de gedeelde mappen van een team, en een teameigenaar kan het voor het hele team uitzetten.
Welk model een gesprek verwerkt, en wanneer we er een omleiden, staat op AI-transparantie. We plaatsen advertentiecookies pas nadat je op Accepteren klikt. Tot dan telt de website bezoeken met Google Analytics zonder cookies, en worden Google Ads en Meta niet geladen. Ingelogde omgevingen gebruiken alleen een strikt noodzakelijke sessiecookie, en de chat en de API draaien nooit analytics.
Waar je gegevens worden verwerkt
Alle AI-inferentie draait bij Scaleway binnen de Europese Unie. Hosting, database en betalingen lopen via partijen die in Europese regio's verwerken, maar een Amerikaanse moederentiteit hebben en daardoor onder de CLOUD Act vallen. Zet je zoeken op het web aan, dan gaat de zoekopdracht naar Linkup, een Frans bedrijf dat hem buiten de EU kan verwerken, tenzij een enterprise-overeenkomst iets anders bepaalt. De volledige lijst met rollen, regio's en rechtspersonen staat bij subverwerkers, inclusief wat we daarom uitdrukkelijk niet beweren.
Rechtsgrond onder de AVG
We verwerken je gegevens om onze overeenkomst met jou uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG), om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op fiscaal en administratief gebied (onder c), en op basis van gerechtvaardigd belang voor beveiliging en het tegengaan van misbruik (onder f). Antwoorden uit de quiz en de enquête verwerken we op basis van je toestemming (onder a), die je geeft door om je uitslag te vragen; tips en nieuws volgen alleen als je dat aparte vakje aanvinkt, en je kunt beide op elk moment intrekken. Cookies van Google Analytics, Google Ads en Meta, en het gehashte e-mailadres dat bij een formulier, aanmelding of aankoop naar Google en Meta gaat, berusten alleen op je toestemming (onder a), die je kunt intrekken via Cookie-instellingen in de footer; de cookieloze meting daarvoor berust op gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina's werken (onder f). Geheugen, zoeken op het web en cloudkoppelingen werken alleen als je ze aanzet, om te leveren waar je om vroeg (onder b). De inlogmethode en het auditlog van een team dienen de beveiliging en de controle van het team over zijn eigen account, op basis van gerechtvaardigd belang (onder f).
Je rechten als betrokkene
Je hebt recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens. Mail naar hello@europeanailab.eu; we reageren binnen 30 dagen. Ben je het niet eens met hoe we ermee omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verwijder je je account, dan wissen we je gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren: de financiële administratie blijft zeven jaar bewaard.
Datalekken
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico voor je oplevert, informeren we je zonder onredelijke vertraging, en de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur. We vertellen je dan wat er is gebeurd, om welke gegevens het gaat en wat we eraan doen, ook als dat slecht voor ons uitvalt.
Veelgestelde vragen
Worden prompts opgeslagen, en hoe lang?
Bij Union AI worden ze helemaal niet opgeslagen: prompts en antwoorden staan alleen in het werkgeheugen zolang het verzoek wordt verwerkt. Veel providers bewaren ze wel, vaak om misbruik op te sporen, dus vraag naar een bewaartermijn in dagen in plaats van een geruststellende zin.
Worden mijn prompts gebruikt om AI-modellen te trainen?
Niet bij Union AI. De inhoud van prompts en antwoorden wordt nooit gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren, en wordt nooit verkocht of gedeeld met derden voor hun eigen doeleinden. Elders verschilt dit per accounttype, dus zoek in de voorwaarden die je hebt getekend op het woord trainen en lees elke treffer, ook die over het verbeteren van de dienst.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Meetgegevens zoals aantallen tokens en tijdstempels bewaren we 13 maanden, IP-adressen bij het inloggen 90 dagen en de financiële administratie zeven jaar, omdat de belastingwet dat vereist. Accountgegevens bestaan zolang je account bestaat, en geheugenfeiten tot je ze verwijdert of het geheugen uitzet. Prompts hebben geen bewaartermijn, omdat ze niet worden opgeslagen.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens van de website-assistent?
Het bedrijf dat de assistent op zijn eigen website zet, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn bezoekers, en Union AI is de verwerker. Gesprekken van bezoekers worden standaard 90 dagen bewaard, en het bedrijf kan een andere termijn kiezen. Bezoekers met een vraag over hun gegevens kunnen zich het beste eerst tot dat bedrijf wenden.
Wat verstuurt zoeken op het web, en naar wie?
Alleen een korte zoekopdracht, die ons eigen model uit je bericht schrijft, en alleen als je Zoeken aanzet. Die gaat naar Linkup, een Franse zoek-API, die hem buiten de EU kan verwerken. Je gesprek, je bestanden en je account gaan nooit naar Linkup.
Wanneer voldoet een AI-provider aan de AVG?
Er zijn vier dingen die je kunt controleren: een verwerkersovereenkomst, een gepubliceerde lijst met subverwerkers met regio's en rechtspersonen, vaste bewaartermijnen per soort gegevens, en een schriftelijke toezegging dat er niet op je invoer wordt getraind. Of je aan de AVG voldoet, hangt ook af van je eigen gebruik, want jij bent de verwerkingsverantwoordelijke en de provider kan alleen voor zijn eigen helft aan de AVG voldoen.
Hoe oefen ik mijn rechten onder de AVG uit?
Mail naar hello@europeanailab.eu en we reageren binnen 30 dagen. Je hebt recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens, en je kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in je land als je het niet eens bent met hoe we ermee omgaan.
Gebruikt de site cookies of trackers?
Alleen met je toestemming. De website vraagt één keer of Google Analytics, Google Ads en Meta cookies mogen plaatsen om bezoeken en onze advertenties te meten. Tot je op Accepteren klikt, telt Google Analytics bezoeken zonder cookies en zonder iets dat je herkent, en worden Google Ads en Meta helemaal niet geladen. Accepteer je en vul je daarna een formulier in, maak je een account aan of koop je tegoed, dan sturen we je e-mailadres ook als hash naar Google en Meta, zodat zij het aan een advertentieklik kunnen koppelen. De chat en de API draaien geen trackers: ingelogde omgevingen gebruiken één strikt noodzakelijke sessiecookie. Je kunt je keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen in de footer.