Von ChatGPT wechseln: Anleitung für dein Team

Um dein Team von ChatGPT umzustellen, behandle es als kleines Veränderungsprojekt, nicht als Software-Installation. Erfasse, wer ChatGPT wofür nutzt, exportiere den Verlauf, den du brauchst, übertrage die Anweisungen der Custom GPTs in gespeicherte Prompts, aktualisiere deine KI-Nutzungsrichtlinie, teste mit einer Handvoll Leuten, rolle in Wellen aus und kündige ChatGPT zu deinem Verlängerungstermin. Für ein Team von zehn bis fünfzig Personen sind das vier bis sieben Wochen, und der API-Teil, falls du einen hast, ist eine Änderung von drei Zeilen.

Der schwierige Teil ist nicht technisch. Es sind die vierzig Kollegen, die das alte Tool mochten, und die drei Custom GPTs, die niemand dokumentiert hat. Dieser Leitfaden behandelt beides.

Dieser Beitrag geht davon aus, dass du dich schon entschieden hast. Vergleichst du noch, fang mit der europäischen Alternative zu ChatGPT oder der Rangliste der besten europäischen KI-Chatbots an und komm zurück, wenn du gewählt hast.

Warum bleiben Teams beim Wechsel von ChatGPT stecken?

Weil die Entscheidung leicht ist und der Umzug nicht. Die meisten Teams, die ChatGPT verlassen wollen, haben einen klaren Grund: Die Daten gehen an einen US-Anbieter, die Rechtsabteilung hat Fragen zur DSGVO und zu Firmendaten, oder die Rechnung ist mit jedem neuen Platz gewachsen. Dann passiert sechs Monate lang nichts.

Drei Dinge blockieren meist:

• Niemand weiß, was im Einsatz ist. ChatGPT hat sich im Unternehmen Konto für Konto ausgebreitet, über private Accounts. Niemand hat eine Liste, wer es wofür nutzt oder welche Custom GPTs das Vertriebsteam im letzten Frühjahr gebaut hat.
• Die Leute fürchten, ihren Verlauf zu verlieren. Monate an Unterhaltungen fühlen sich an wie ein Aktenschrank, auch wenn niemand ihn öffnet.
• Niemand ist für den Wechsel verantwortlich. Die IT hält es für eine Frage der Richtlinie, die Rechtsabteilung für eine Frage der IT, und der Verlängerungstermin verstreicht still.

Die Lösung: Gib dem Wechsel einen Verantwortlichen und einen Kalender. Alles Weitere unten ist ein Schritt in diesem Kalender.

Wo fängst du an? Erfasse, wie dein Team ChatGPT nutzt

Fang mit einer Bestandsaufnahme an: einer einfachen Liste, wer ChatGPT nutzt, mit welchem Abo, für welche Aufgaben und mit welchen Custom GPTs oder Dateien. Ohne sie weißt du nicht, was das neue Tool abdecken muss, und du merkst es in Woche fünf.

Für ein Team unter zehn Personen reicht ein Gespräch von zehn Minuten. Darüber verschickst du ein Formular mit fünf Fragen:

1. Welches ChatGPT-Konto nutzt du für die Arbeit: das der Firma, ein privates oder beide?
2. Für welche drei Aufgaben nutzt du es am häufigsten?
3. Welche Custom GPTs nutzt du, und wer hat sie gebaut?
4. Lädst du Dateien hoch? Welche Art?
5. Nutzt du Bildgenerierung, Sprache oder Deep Research?

Die zweite Frage ist die wichtigste. In den meisten Teams landen die Antworten bei denselben fünf Aufgaben: E-Mails entwerfen, Texte umschreiben, Dokumente zusammenfassen, Fragen beantworten und etwas leichte Analyse. Das ist eine gute Nachricht, denn die wandern zu jedem brauchbaren Chatbot mit.

Auch die privaten Konten zählen. Nutzen Leute ChatGPT über ihr eigenes Plus-Abo, ist das Schatten-KI, und sie muss Teil des Wechsels sein, statt nebenher weiterzulaufen. Warum das passiert, haben wir in ChatGPT bei der Arbeit nicht nutzen dürfen beschrieben.

Wie exportierst du deine ChatGPT-Daten?

Mit einem privaten Abo exportierst du direkt aus ChatGPT. Laut OpenAIs Hilfeartikel zum Export deines ChatGPT-Verlaufs sind die Schritte:

1. Melde dich an und öffne dein Profilmenü.
2. Geh zu Einstellungen (Settings), dann zu Datenkontrollen (Data controls).
3. Wähle unter Daten exportieren (Export data) Exportieren (Export) und dann Export bestätigen (Confirm export).

OpenAI schickt eine E-Mail, wenn der Export bereit ist. Das kann bis zu 7 Tage dauern, und der Download-Link läuft 24 Stunden nach Eingang ab, sag den Leuten also, dass sie ihr Postfach im Blick behalten sollen. Die ZIP-Datei enthält deinen Chatverlauf und weitere Kontodaten. Bereits gelöschte Chats bringt sie nicht zurück.

Wenn du einen Workspace von ChatGPT Business, Enterprise oder ChatGPT for Healthcare nutzt, wende dich wegen des von der Organisation verwalteten Datenzugriffs an deinen Workspace-Owner. In diesen Workspaces ist kein Self-Service-Export verfügbar.

Diese Passage aus demselben Artikel erwischt viele Teams kalt. Der Export über die Einstellungen funktioniert für Free, Go, Plus, Pro und berechtigte Edu-Konten. In einem Business-Workspace verwaltet die Organisation den Datenzugriff, nicht jedes einzelne Mitglied. Zahlt dein Unternehmen also für ChatGPT Business, entscheidet als Organisation, was ihr behalten müsst, bevor irgendjemand irgendetwas kündigt.

Brauchst du den Verlauf überhaupt?

Wahrscheinlich weniger, als du denkst. Ein Export ist ein Archiv, nichts, was ein anderer Chatbot als laufende Unterhaltungen lädt, und Union AI importiert keinen ChatGPT-Verlauf. Was Leute wirklich wiederverwenden, ist wenig: ein Prompt, der funktioniert, eine Vorlage für eine Kundenantwort, eine Referenzantwort, die sie einmal geprüft haben. Bitte jede Person, diese fünf oder zehn Dinge als Text zu sichern. Den vollständigen Export, falls es einen gibt, legst du durchsuchbar ab, für die seltenen Fälle, in denen jemand ihn braucht.

Geh mit der Exportdatei sorgfältig um. Sie enthält alles, was die Leute je eingefügt haben, womöglich auch Kundendaten, die du nicht in einem Download-Ordner herumliegen haben willst.

Wie ziehst du Custom GPTs auf eine europäische KI um?

Du ziehst den Inhalt um, nicht das GPT. Ein Custom GPT läuft nur in ChatGPT, aber alles, was es nützlich macht, ist Text und Dateien, die du kopieren kannst. Öffne jedes GPT im Editor und kopiere seine Felder heraus. OpenAIs Dokumentation zum GPT-Builder listet auf, woraus ein GPT besteht, und jeder Teil hat ein Ziel:

GPT-Feld	Was es tut	Wohin es in Union AI kommt
Anweisungen	Wie sich das GPT verhält	Eine gespeicherte Vorlage oder das Briefing deines zugeschnittenen Assistenten
Gesprächseinstiege	Beispiele für erste Prompts	Gespeicherte Vorlagen, eine pro Einstieg
Wissensdateien	Referenzdokumente	Das Add-on für Firmenwissen, pro Chat angehängt oder aus Google Drive oder OneDrive ausgewählt
Fähigkeiten	Websuche, Bildgenerierung	Websuche: der Schalter Search im Chat, mit nummerierten Quellen. Bildgenerierung: kein Gegenstück
Aktionen und Apps	Aufrufe externer APIs	Stattdessen auf der API bauen

Im Chat von Union AI ist eine gespeicherte Vorlage ein Prompt, den du benennst und aufbewahrst, bis zu 8.000 Zeichen, einen Klick von einem neuen Chat entfernt. Füge die Anweisungen des GPT dort ein, schließ mit einer Zeile wie „Die Aufgabe:“ ab, und die Vorlage funktioniert so, wie es das GPT tat. Es gibt außerdem eine Bibliothek mit hundert Prompts nach Berufen, für Marketing, Vertrieb, Personal, Finanzen, Recht, Support und mehr, die oft abdeckt, was ein einfaches GPT tat. Und beim Onboarding entsteht aus einem kurzen Gespräch über deine Arbeit ein zugeschnittener Assistent, mit eigenem Briefing und eigenen Vorschlägen.

Teste jedes nachgebaute GPT an drei echten Aufgaben der Person, die es am meisten nutzt. Die Anweisungen brauchen kleine Anpassungen, denn ein anderes Modell liest dieselben Wörter etwas anders.

Es gibt einen zweiten Grund, das jetzt zu tun. OpenAIs eigenes Hilfe-Center sagt, dass es Custom GPTs einstellen und die Nutzer auf Plugins umstellen will, wobei die Einstellung für betroffene Enterprise-Workspaces für den 11. Dezember 2026 geplant ist und andere Abos folgen sollen. Deine GPTs ziehen dieses Jahr also ohnehin irgendwohin um. Einmal umziehen, in ein Tool deiner Wahl, ist besser als zweimal.

Was ändert sich an deiner KI-Nutzungsrichtlinie?

Deine KI-Nutzungsrichtlinie ist das Dokument, das den Mitarbeitenden sagt, welche KI-Tools sie nutzen dürfen und welche Daten hinein dürfen. Sie braucht eine Aktualisierung, keine Neufassung. Ändere vier Dinge:

1. Das zugelassene Tool. Nenne das neue und sag, welche Konten zählen (Firmenkonten, keine privaten).
2. Die Datenkategorien. Prüfe, ob das, was die Richtlinie erlaubt, noch zu dem passt, was der neue Vertrag abdeckt. Sollen Leute Kundendaten einfügen, lies zuerst darfst du Kundendaten in einen KI-Chatbot eingeben.
3. Den Vertrag. Unterschreibe den Auftragsverarbeitungsvertrag des neuen Anbieters, bevor der Pilot beginnt, nicht danach. Ein Pilot mit echter Arbeit ist echte Verarbeitung.
4. Das Enddatum. Schreib den Tag auf, ab dem ChatGPT kein zugelassenes Tool mehr ist. Ohne Datum bleibt das alte Tool für immer zugelassen.

Für die Checkliste, die dein Datenschutzbeauftragter sehen will (Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter, Aufbewahrung, Training), lies was einen KI-Chatbot DSGVO-konform macht. Sei genau bei dem, was der neue Anbieter zusagt. Union AI betreibt die gesamte KI-Inferenz auf Infrastruktur in der Europäischen Union und trainiert nicht mit Kundendaten, aber an Hosting, Datenbank und Zahlungen sind Unternehmen mit US-Muttergesellschaft beteiligt, und die Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt jedes davon. Schreib das so in die Richtlinie, wie es ist, nicht aufgerundet zu „keine Daten verlassen die EU“.

Wie lange dauert der Wechsel? Plane ihn Woche für Woche

Der Planer unten macht aus deiner Teamgröße, deinem aktuellen ChatGPT-Abo und dem, wofür ihr es nutzt, einen Plan Woche für Woche. Ändere die Eingaben und sieh, welche Schritte sich verschieben.

Die Form ist immer dieselbe. Bestandsaufnahme und Export-Anfragen in Woche eins, weil Exporte eine Woche dauern können. GPTs und Richtlinie in Woche zwei. Dann Pilot, Rollout und Kündigung, wobei die Kündigung an deinen Verlängerungstermin geknüpft ist.

Wie führst du einen Pilot durch, der die Lücken findet?

Ein Pilot ist eine kleine Gruppe, die das neue Tool zwei Wochen lang für echte Arbeit nutzt, bevor alle anderen folgen. Seine Aufgabe ist nicht, zu beweisen, dass das neue Tool gut ist. Seine Aufgabe ist, die Lücken zu finden, solange sie billig zu schließen sind.

Nimm etwa jede zehnte Person, zwischen drei und fünfzehn. Wähle sie mit Absicht aus:

• Die intensivsten Nutzer. Sie wissen im Detail, was ChatGPT für sie tut, und finden die Lücken schnell.
• Die Besitzer der Custom GPTs. Sie testen ihre eigenen nachgebauten Vorlagen.
• Einen lauten Skeptiker. Ist der Skeptiker zufrieden, folgt der Rest. Wenn nicht, hörst du die Einwände jetzt statt in der Betriebsversammlung.

Gib der Gruppe eine gemeinsame Liste mit dem Titel „Es kann X nicht“. Jeder Eintrag bekommt eine von drei Antworten: ein besserer Prompt, eine andere Stufe oder ein ehrliches „Nein, behalte einen Workaround“. Diese Liste wird zum Schulungsmaterial für alle anderen.

Was verliert dein Team, und was behält es?

Sei ehrlich damit, vor dem Rollout, nicht danach. Eine fehlende Funktion, von der die Leute wussten, verzeihen sie. Eine, die sie selbst entdecken, nicht.

Bereich	Nach dem Wechsel
Schreiben, Umschreiben, E-Mail	Funktioniert weiter
Dokumente zusammenfassen und analysieren	Funktioniert weiter, Dateien werden pro Chat angehängt
Gespeicherte Prompts und GPT-Anweisungen	Funktioniert weiter, als Vorlagen
Alte Unterhaltungen	Bleiben im Export, nicht im neuen Tool
Bildgenerierung	Fehlt im Chat von Union AI
Sprachmodus	Fehlt im Chat von Union AI
Deep-Research-Modus	Fehlt im Chat von Union AI
Antwortstil	Anders: ein anderes Modell, andere Gewohnheiten

Die letzte Zeile verdient einen Satz. Union AI betreibt Open-Weight-Modelle, also Modelle, deren Gewichte veröffentlicht sind, sodass sie auf europäischer Hardware laufen können. Sie sind gut bei der Alltagsarbeit, und sie sind nicht GPT. Die Formatierung folgt anderen Gewohnheiten, manche Antworten sind kürzer, und ein Prompt, der über Monate auf ChatGPT abgestimmt wurde, braucht vielleicht eine geänderte Zeile. Welches Modell hinter jeder Stufe läuft, steht auf der Seite zur KI-Transparenz.

Sind einige Leute wirklich auf Bildgenerierung oder Sprache angewiesen, entscheide in Woche eins, ob sie dafür ein separates, zugelassenes Tool behalten. Ein Wechsel muss nicht alles oder nichts sein, um sich zu lohnen.

Wie gehst du mit Widerstand im Team um?

Rechne damit, und antworte mit konkreten Dingen. In fast jedem Team kommen dieselben vier Einwände:

• „Die Antworten sind schlechter.“ Frag nach dem genauen Prompt und der genauen Antwort. Meist ist es ein Unterschied in der Formatierung oder ein Prompt, der für ein anderes Modell geschrieben wurde, und die Lösung ist eine Zeile. Manchmal ist es eine echte Lücke, und dann kommt sie auf die Liste.
• „Ich verliere meinen Verlauf.“ Verweise auf den Export (oder die Entscheidung des Workspace-Owners) und auf die fünf oder zehn Prompts und Antworten, die die Person vor dem Wechsel gesichert hat.
• „Warum machen wir das?“ Nenne den echten Grund in einem Satz: wo die Daten verarbeitet werden, der Vertrag oder die Kosten. Keine Rede über Souveränität.
• „Ich behalte einfach mein eigenes ChatGPT.“ Dafür ist die Richtlinie da. Nach dem Enddatum ist ein privates ChatGPT-Konto für die Arbeit wieder Schatten-KI, und die Richtlinie sagt das.

Die Pilotgruppe übernimmt den Großteil der Überzeugungsarbeit. Ein Kollege, der sagt „Ich nutze es für Angebote und es passt“, schlägt jede E-Mail der IT.

Wie rollst du aus und kündigst ChatGPT?

Roll ein Team pro Woche aus. Kleine Teams können auf einmal wechseln. Jede Welle bekommt eine Einführung von zwanzig Minuten auf Basis der Liste aus dem Pilot: wo die Vorlagen sind, welche Stufe für welche Aufgabe passt und was das Tool nicht kann.

Dann kündige, in der richtigen Reihenfolge:

1. Prüfe zuerst den Verlängerungstermin und den Abrechnungszeitraum. Bei ChatGPT Business sagt OpenAIs Artikel zur Abrechnung, dass weniger Plätze zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam werden und jährliche Plätze bis zum Ende der Laufzeit gebucht bleiben. Plane von diesem Datum aus rückwärts.
2. Kläre die Workspace-Daten. Entscheidet als Organisation, was mit dem Business-Workspace passiert, bevor der Owner kündigt.
3. Kündige. Der Workspace-Owner kündigt unter Workspace-Einstellungen, Abrechnung, Abo verwalten. Wer ein privates Abo hat, kündigt sein eigenes, und das Unternehmen erstattet es nicht mehr.
4. Streich das alte Tool aus der Richtlinie, an dem Enddatum, das du aufgeschrieben hast.

Auf der Seite von Union AI ist der Chat ein Abo für 13 € im Monat ohne MwSt. bei monatlicher Abrechnung, oder 11 € im Monat, wenn du für ein Jahr zahlst, und zusätzliche Plätze kosten 10 € pro Kollege. Die ersten 5 Nachrichten sind kostenlos und brauchen keine Karte, die Pilotgruppe kann also anfangen, bevor irgendjemand etwas unterschreibt. Die vollständige Liste, einschließlich der Add-ons, steht auf der Preisseite, und einen direkten Vergleich in Euro findest du in KI-Chatbot-Preise im Vergleich.

Und was ist mit der ChatGPT-API?

Ruft dein Team die OpenAI-API auch aus eigener Software auf, ist das eine separate und kleinere Aufgabe. Die API von Union AI ist OpenAI-kompatibel, die Änderung betrifft also Base-URL, API-Schlüssel und Modellname, und die offiziellen OpenAI-SDKs funktionieren weiter. Die vollständige Anleitung, einschließlich dessen, was sich nicht übertragen lässt, und wie du vor dem Umschalten testest, steht in eine OpenAI-kompatible API in drei Zeilen umstellen.

Lass das parallel zum Pilot laufen. Die API wird getrennt vom Chat abgerechnet, pro Token aus vorausbezahltem Guthaben, sie braucht also ein eigenes kleines Budget und einen eigenen Verantwortlichen. Alles andere in diesem Leitfaden dreht sich um Menschen. Dieser Teil besteht aus etwa zwanzig Testanfragen und einer Konfigurationsänderung.