Version du 28 septembre 2026

Politique de confidentialité : tes prompts et tes données.

Quelles données Union AI traite, pour quoi faire, combien de temps et avec qui. Court, parce qu’une politique de confidentialité que personne ne lit ne protège personne.

Ce texte est une traduction : en cas de contradiction ou de divergence, la version anglaise fait foi.

Projet

Ce document sera relu par un avocat avant le lancement commercial et peut encore changer. Il décrit déjà exactement la façon dont nous comptons procéder : pas de texte provisoire, pas de promesses creuses.

Qui est le responsable du traitement

Union AI est responsable du traitement pour tes données de compte : ton adresse e-mail, ton solde, tes factures et ton utilisation. Pour le contenu de tes prompts et des réponses, nous sommes sous-traitant : c’est toi qui décides de ce que tu y mets et de l’usage que tu en fais. Pour un usage professionnel, nous le formalisons dans un accord de traitement des données.

L’assistant de site web fonctionne de la même façon, un cran plus loin. Une entreprise qui installe l’assistant sur son propre site est responsable du traitement des données de ses visiteurs, et Union AI est le sous-traitant qui conserve ces conversations et y répond pour son compte. L’entreprise décide de leur durée de conservation, et l’assistant affiche cette durée à chaque visiteur.

Quelles données à caractère personnel nous traitons

Données	Finalité	Durée de conservation
Adresse e-mail, nom, numéro de TVA le cas échéant	Compte, facturation et détermination de la TVA	Tant que ton compte existe ; factures 7 ans (obligation légale de conservation fiscale)
Crédit, transactions et utilisation par requête	Tenue de ton solde, facturation et rapprochement avec notre fournisseur	7 ans pour les pièces comptables
Nombre de tokens, niveau, horodatage, durée et code d’erreur par requête	Mesure de la consommation, facturation, analyse des incidents	13 mois
Prompts et réponses	Exécution de ta requête	Non conservés : gardés en mémoire uniquement pendant le traitement
Événements de reroutage (quel déclencheur, quel modèle)	Suivi de la qualité des modèles	13 mois, séparés de ton compte lorsque c’est possible
Requête de recherche web, uniquement si tu actives la recherche	Chercher sur le web pour ton message. Notre propre modèle rédige la requête ; seule la requête part chez Linkup (France), jamais la conversation	Non conservée par nous. Les sources affichées restent avec la conversation
Mémoire : de courts éléments te concernant, uniquement si tu actives la mémoire	Les utiliser dans tes conversations suivantes, avec la conversation d’où vient chaque élément	Jusqu’à ce que tu les modifies ou les supprimes, désactives la mémoire ou fermes ton compte ; le journal d’activité 30 jours
Connexion Google Drive ou OneDrive : l’adresse e-mail du compte connecté et un jeton chiffré	Récupérer uniquement les fichiers que tu choisis, traités ensuite comme un fichier chargé. Aucune liste de fichiers n’est conservée	Jusqu’à ce que tu te déconnectes ou fermes ton compte
Adresse IP et user agent à la connexion	Sécurité et détection des abus	90 jours
Visites du site via Google Analytics : pages consultées, site référent, type d’appareil et de navigateur, localisation approximative. Cookies uniquement après que tu as cliqué sur Accepter ; avant cela, des signaux sans cookie	Voir quelles pages aident les visiteurs, pour améliorer le site. Jamais dans le chat ni dans l’API	14 mois maximum chez Google. Tu peux retirer ton consentement à tout moment via Paramètres des cookies, dans le pied de page, ce qui supprime aussi les cookies
Mesure publicitaire via Google Ads et Meta, uniquement après que tu as cliqué sur Accepter : le clic publicitaire qui t’a fait venir et, quand tu remplis un formulaire, crées un compte ou achètes du crédit, ton adresse e-mail hachée en SHA-256 et la valeur	Savoir quelles publicités amènent des clients, pour que le budget aille à celles qui marchent. Jamais dans le chat ni dans l’API	Chez Google et Meta selon leurs propres durées de conservation ; chez nous aussi longtemps que l’enregistrement auquel elles se rattachent. Tu peux retirer ton consentement à tout moment via Paramètres des cookies, dans le pied de page
Mode de connexion (code par e-mail, Microsoft ou Google), par session	Appliquer la règle d’une équipe qui impose la connexion par Microsoft ou Google pour son domaine e-mail	Tant que ton compte existe
Journal d’audit de l’équipe : connexions, invitations, personnes retirées, rôles, modifications de clés et de paramètres, avec leur auteur	Permettre au propriétaire et aux administrateurs d’une équipe de voir qui a fait quoi. Il ne contient ni prompts, ni réponses, ni fichiers, ni adresses IP	Tant que l’équipe existe
Assistant de site web : messages des visiteurs et réponses, leurs évaluations, et une adresse e-mail et un message si un visiteur demande à parler à une personne	Répondre aux visiteurs de l’entreprise et lui fournir l’historique des conversations. L’entreprise est responsable du traitement, nous sommes son sous-traitant	90 jours par défaut ; l’entreprise peut choisir 30, 180 ou 365 jours à la place
Adresse e-mail et réponses au quiz ou à l’enquête	T’envoyer ton résultat et le rapport de l’enquête ; conseils et actualités uniquement si tu as coché cette case	24 mois, ou jusqu’à ce que tu nous demandes de les effacer

Ce que nous ne faisons pas de tes prompts

Nous n’utilisons pas le contenu de tes prompts et des réponses pour entraîner ou améliorer des modèles, et nous ne le vendons ni ne le partageons avec des tiers pour leurs propres fins. Nous ne lisons pas par-dessus ton épaule, sauf si tu nous le demandes explicitement lors d’un incident et que tu nous fournis toi-même la conversation concernée.

La mémoire est désactivée tant que tu ne l’actives pas. Elle garde de courts éléments te concernant, pas des conversations entières, et laisse de côté les catégories sensibles comme la santé, la religion ou les opinions politiques, sauf si tu lui demandes de retenir précisément cet élément. Tu peux voir, modifier, supprimer et mettre en pause chaque élément dans les Paramètres. La mémoire n’est jamais utilisée dans les dossiers partagés d’une équipe, et le propriétaire d’une équipe peut la désactiver pour toute l’équipe.

Le modèle qui traite une conversation, et le moment où nous en reroutons une, sont décrits sur la page transparence IA. Nous ne déposons des cookies publicitaires qu’après que tu as cliqué sur Accepter. Jusque-là, le site compte les visites avec Google Analytics sans cookie, et Google Ads et Meta ne sont pas chargés. Les espaces connectés utilisent uniquement un cookie de session strictement nécessaire, et le chat et l’API ne font jamais tourner d’outil d’analyse.

Où tes données sont traitées

Toute l’inférence IA tourne chez Scaleway, dans l’Union européenne. L’hébergement, la base de données et les paiements passent par des prestataires qui traitent les données dans des régions européennes mais dont la maison mère est américaine, et qui relèvent donc du CLOUD Act. Si tu actives la recherche web, la requête de recherche part chez Linkup, une société française qui peut la traiter hors de l’UE, sauf accord entreprise contraire. La liste complète des rôles, régions et entités se trouve sur la page sous-traitants, avec ce que nous n’affirmons pas, expressément, pour cette raison.

Nous traitons tes données pour exécuter notre contrat avec toi (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD), pour respecter nos obligations légales fiscales et administratives (point c) du même paragraphe) et, sur la base de l’intérêt légitime, pour la sécurité et la lutte contre les abus (point f)). Les réponses au quiz et à l’enquête sont traitées sur la base de ton consentement (point a)), que tu donnes en demandant ton résultat ; conseils et actualités ne suivent que si tu coches cette case distincte, et tu peux retirer l’un ou l’autre consentement à tout moment. Les cookies de Google Analytics, Google Ads et Meta, ainsi que l’adresse e-mail hachée envoyée à Google et Meta lors d’un formulaire, d’une inscription ou d’un achat, reposent uniquement sur ton consentement (point a)), que tu peux retirer via Paramètres des cookies, dans le pied de page ; la mesure sans cookie qui précède repose sur notre intérêt légitime à savoir quelles pages fonctionnent (point f)). La mémoire, la recherche web et les connexions cloud ne fonctionnent que si tu les actives, pour te fournir ce que tu as demandé (point b)). Le mode de connexion et le journal d’audit de l’équipe servent la sécurité et le contrôle de l’équipe sur son propre compte, sur la base de l’intérêt légitime (point f)).

Tes droits en tant que personne concernée

Tu disposes d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, à la limitation du traitement, d’opposition et à la portabilité des données. Écris à hello@europeanailab.eu ; nous répondons sous 30 jours. Si tu n’es pas d’accord avec la façon dont nous traitons ta demande, tu peux introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens).

Si tu supprimes ton compte, nous effaçons tes données, sauf celles que la loi nous oblige à conserver : les pièces comptables restent sept ans.

Violations de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel présentant un risque pour toi, nous t’informons dans les meilleurs délais, et l’autorité de contrôle dans les 72 heures. Nous te disons alors ce qui s’est passé, quelles données sont concernées et ce que nous faisons pour y remédier, y compris quand cela ne joue pas en notre faveur.

Questions fréquentes

Les prompts sont-ils conservés, et combien de temps ?

Chez Union AI, ils ne sont pas conservés du tout : les prompts et les réponses restent en mémoire uniquement le temps de traiter la requête. Beaucoup de fournisseurs les gardent, souvent pour détecter les abus, alors demande une durée de conservation en jours plutôt qu’une phrase rassurante.

Mes prompts servent-ils à entraîner des modèles d’IA ?

Pas chez Union AI. Le contenu des prompts et des réponses ne sert jamais à entraîner ni à améliorer des modèles, et il n’est jamais vendu ni partagé avec des tiers pour leurs propres fins. Ailleurs, cela dépend du type de compte : cherche le mot entraîner dans les conditions que tu as acceptées et lis chaque occurrence, y compris celles qui parlent d’amélioration du service.

Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Les données de mesure comme le nombre de tokens et l’horodatage sont conservées 13 mois, les adresses IP de connexion 90 jours et les pièces comptables sept ans, parce que le droit fiscal l’exige. Les données de compte vivent aussi longtemps que ton compte, et les éléments de mémoire jusqu’à ce que tu les supprimes ou désactives la mémoire. Les prompts n’ont pas de durée de conservation, car ils ne sont pas conservés.

Qui est responsable des données de l’assistant de site web ?

L’entreprise qui installe l’assistant sur son propre site est responsable du traitement des données de ses visiteurs, et Union AI est son sous-traitant. Les conversations des visiteurs sont conservées 90 jours par défaut, et l’entreprise peut choisir une autre durée. Un visiteur qui a une question sur ses données doit d’abord s’adresser à cette entreprise.

Qu’est-ce que la recherche web envoie, et à qui ?

Uniquement une courte requête de recherche, rédigée par notre propre modèle à partir de ton message, et seulement si tu actives la recherche. Elle part chez Linkup, une API de recherche française, qui peut la traiter hors de l’UE. Ta conversation, tes fichiers et ton compte ne partent jamais chez Linkup.

Qu’est-ce qui rend un fournisseur d’IA conforme au RGPD ?

Quatre choses que tu peux vérifier : un accord de traitement des données, une liste publique des sous-traitants avec les régions et les entités juridiques, des durées de conservation définies par type de données, et un engagement écrit de ne pas entraîner de modèles sur tes données. La conformité dépend aussi de ton propre usage, puisque tu es le responsable du traitement et que le fournisseur ne peut être conforme que pour sa moitié.

Comment exercer mes droits RGPD ?

Écris à hello@europeanailab.eu et nous répondons sous 30 jours. Tu as un droit d’accès, de rectification, d’effacement, à la limitation du traitement, d’opposition et à la portabilité, et tu peux introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de ton pays si tu n’es pas d’accord avec la façon dont nous traitons ta demande.

Le site utilise-t-il des cookies ou des traceurs ?

Uniquement avec ton accord. Le site demande une seule fois si Google Analytics, Google Ads et Meta peuvent déposer des cookies pour mesurer les visites et nos publicités. Tant que tu n’as pas cliqué sur Accepter, Google Analytics compte les visites sans cookie et sans rien qui te reconnaisse, et Google Ads et Meta ne sont pas chargés du tout. Si tu acceptes puis remplis un formulaire, crées un compte ou achètes du crédit, nous envoyons aussi ton adresse e-mail à Google et Meta sous forme hachée, pour qu’ils puissent la relier à un clic sur une publicité. Le chat et l’API ne font tourner aucun traceur : les espaces connectés utilisent un seul cookie de session strictement nécessaire. Tu peux modifier ton choix à tout moment via Paramètres des cookies, dans le pied de page.