Jak przenieść zespół z ChatGPT: przewodnik

Żeby przenieść zespół z ChatGPT, potraktuj to jak mały projekt zmiany, a nie instalację oprogramowania. Sprawdź, kto używa ChatGPT i do czego, wyeksportuj potrzebną historię, przenieś instrukcje własnych GPT do zapisanych promptów, zaktualizuj politykę korzystania z AI, przeprowadź pilotaż z kilkoma osobami, wdrażaj falami i zrezygnuj z ChatGPT w dniu odnowienia. Dla zespołu od dziesięciu do pięćdziesięciu osób to cztery do siedmiu tygodni, a część związana z API, jeśli ją masz, to zmiana trzech linijek.

Trudna część nie jest techniczna. To czterdzieścioro współpracowników, którzy lubili stare narzędzie, i trzy własne GPT, których nikt nigdzie nie zapisał. Ten przewodnik obejmuje jedno i drugie.

Ten tekst zakłada, że decyzja już zapadła. Jeśli wciąż porównujesz opcje, zacznij od europejskiej alternatywy dla ChatGPT albo rankingu najlepszych europejskich chatbotów AI i wróć, gdy już wybierzesz.

Dlaczego zespoły utykają przy przejściu z ChatGPT?

Bo decyzja jest łatwa, a przeprowadzka nie. Większość zespołów, które chcą odejść od ChatGPT, ma jasny powód: dane trafiają do dostawcy z USA, dział prawny ma pytania o RODO i dane firmowe albo rachunek rósł z każdym nowym stanowiskiem. A potem przez pół roku nic się nie dzieje.

Zwykle blokują to trzy rzeczy:

• Nikt nie wie, co jest w użyciu. ChatGPT rozszedł się po firmie po jednym prywatnym koncie naraz. Nikt nie ma listy, kto go używa, do czego ani które własne GPT zbudował zeszłej wiosny dział sprzedaży.
• Ludzie boją się utraty historii. Miesiące rozmów wydają się szafą z dokumentami, nawet jeśli nikt jej nie otwiera.
• Nikt nie jest właścicielem zmiany. IT uważa, że to kwestia polityki, dział prawny, że to kwestia IT, a data odnowienia po cichu mija.

Rozwiązanie: daj zmianie właściciela i kalendarz. Wszystko poniżej to kroki w tym kalendarzu.

Od czego zacząć? Sprawdź, jak twój zespół używa ChatGPT

Zacznij od inwentaryzacji: prostej listy, kto używa ChatGPT, w jakim planie, do jakich zadań i z jakimi własnymi GPT lub plikami. Bez niej nie wiesz, co nowe narzędzie musi pokryć, i przekonasz się o tym w piątym tygodniu.

W zespole do dziesięciu osób wystarczy dziesięciominutowa rozmowa. W większym wyślij formularz z pięcioma pytaniami:

1. Z którego konta ChatGPT korzystasz w pracy: firmowego, prywatnego czy obu?
2. Do jakich trzech zadań używasz go najczęściej?
3. Z których własnych GPT korzystasz i kto je zbudował?
4. Czy wgrywasz pliki? Jakie?
5. Czy korzystasz z generowania obrazów, trybu głosowego albo deep research?

Najważniejsze jest drugie pytanie. W większości zespołów odpowiedzi skupiają się wokół tych samych pięciu zadań: pisania e-maili, przeredagowywania tekstów, streszczania dokumentów, odpowiadania na pytania i prostej analizy. To dobra wiadomość, bo wszystkie przechodzą na każdy kompetentny chatbot.

Prywatne konta też się liczą. Jeśli ludzie używają ChatGPT na własnym planie Plus, to jest shadow AI i musi być częścią zmiany, a nie działać dalej obok niej. Dlaczego tak się dzieje, pisaliśmy w tekście nie wolno mi używać ChatGPT w pracy.

Jak wyeksportować dane z ChatGPT?

W planie prywatnym eksportujesz bezpośrednio z ChatGPT. Według artykułu pomocy OpenAI o eksporcie historii ChatGPT kroki są takie:

1. Zaloguj się i otwórz menu profilu.
2. Wejdź w Settings, a potem w Data controls.
3. W sekcji Export data wybierz Export, a potem Confirm export.

OpenAI wysyła e-mail, gdy eksport jest gotowy. Może to potrwać do 7 dni, a link do pobrania wygasa 24 godziny po otrzymaniu, więc uprzedź ludzi, żeby pilnowali skrzynki. Plik ZIP zawiera historię czatów i inne dane konta. Nie przywróci czatów, które już usunięto.

Jeśli korzystasz z przestrzeni roboczej ChatGPT Business, Enterprise lub ChatGPT for Healthcare, skontaktuj się z jej właścicielem w sprawie dostępu do danych zarządzanego przez organizację. Samodzielny eksport nie jest dostępny w tych przestrzeniach.

Ten fragment z tego samego artykułu zaskakuje wiele zespołów. Eksport z ustawień działa w kontach Free, Go, Plus, Pro i uprawnionych kontach Edu. W przestrzeni roboczej Business dostępem do danych zarządza organizacja, a nie poszczególni członkowie. Jeśli więc twoja firma płaci za ChatGPT Business, zdecydujcie jako organizacja, co trzeba zachować, zanim ktokolwiek cokolwiek anuluje.

Czy naprawdę potrzebujesz historii?

Pewnie mniej, niż myślisz. Eksport to archiwum, a nie coś, co inny chatbot wczyta jako żywe rozmowy, i Union AI nie importuje historii z ChatGPT. To, z czego ludzie naprawdę korzystają ponownie, jest niewielkie: prompt, który działa, szablon odpowiedzi dla klienta, raz sprawdzona wzorcowa odpowiedź. Poproś każdą osobę, żeby zapisała te pięć czy dziesięć rzeczy jako tekst. Pełny eksport, jeśli go masz, trzymaj w miejscu, które da się przeszukać, na te rzadkie okazje, gdy ktoś go potrzebuje.

Obchodź się z plikiem eksportu ostrożnie. Zawiera wszystko, co ludzie kiedykolwiek wkleili, w tym być może dane klientów, których lepiej nie mieć porozrzucanych w folderze pobranych plików.

Jak przenieść własne GPT na europejską AI?

Przenosisz zawartość, a nie GPT. Własny GPT działa tylko w ChatGPT, ale wszystko, co czyni go przydatnym, to tekst i pliki, które możesz skopiować. Otwórz każdy GPT w edytorze i skopiuj jego pola. Dokumentacja kreatora GPT od OpenAI wymienia, z czego składa się GPT, a każda część ma swoje miejsce docelowe:

Pole GPT	Co robi	Gdzie trafia w Union AI
Instructions	Jak zachowuje się GPT	Zapisany szablon albo opis twojego dopasowanego asystenta
Conversation starters	Przykładowe pierwsze prompty	Zapisane szablony, po jednym na starter
Knowledge files	Dokumenty referencyjne	Dodatek z wiedzą firmową, dołączone do konkretnego czatu albo wybrane z Google Drive lub OneDrive
Capabilities	Wyszukiwanie w sieci, generowanie obrazów	Wyszukiwanie w sieci: przełącznik Search w czacie, z numerowanymi źródłami. Generowanie obrazów: brak odpowiednika
Actions i aplikacje	Wywołania zewnętrznych API	Zbuduj to na API

W czacie Union AI zapisany szablon to prompt, który nazywasz i zachowujesz, do 8000 znaków, jedno kliknięcie od nowego czatu. Wklej do niego instrukcje GPT, zakończ linijką w rodzaju „Zadanie:”, a szablon zadziała tak, jak działał GPT. Jest też biblioteka stu promptów według zawodów, dla marketingu, sprzedaży, HR, finansów, prawa, obsługi klienta i nie tylko, która często pokrywa to, co robił prosty GPT. A onboarding tworzy dopasowanego asystenta na podstawie krótkiej rozmowy o twojej pracy, z własnym opisem i podpowiedziami.

Przetestuj każdy odtworzony GPT na trzech prawdziwych zadaniach od osoby, która używa go najczęściej. Instrukcje będą wymagały drobnych poprawek, bo inny model czyta te same słowa trochę inaczej.

Jest też drugi powód, żeby zrobić to teraz. Centrum pomocy OpenAI podaje, że firma planuje wycofać własne GPT i przenieść ludzi na pluginy, przy czym wycofanie w objętych tym przestrzeniach Enterprise zaplanowano na 11 grudnia 2026, a pozostałe plany mają pójść w ich ślady. Twoje GPT i tak się w tym roku gdzieś przeprowadzą. Lepiej przenieść je raz, do narzędzia, które świadomie wybierasz, niż dwa razy.

Co zmienia się w polityce korzystania z AI?

Polityka korzystania z AI to dokument, który mówi pracownikom, z jakich narzędzi AI mogą korzystać i jakie dane wolno do nich wprowadzać. Wymaga aktualizacji, a nie przepisania od nowa. Zmień cztery rzeczy:

1. Zatwierdzone narzędzie. Wskaż nowe i napisz, które konta się liczą (firmowe, a nie prywatne).
2. Klasy danych. Sprawdź, czy to, na co pozwala polityka, nadal pasuje do tego, co obejmuje nowa umowa. Jeśli chcesz, żeby ludzie wklejali dane klientów, najpierw przeczytaj tekst czy można wprowadzać dane klientów do chatbota AI.
3. Umowa. Podpisz umowę powierzenia przetwarzania danych z nowym dostawcą przed startem pilotażu, a nie po nim. Pilotaż na prawdziwej pracy to prawdziwe przetwarzanie.
4. Data zakończenia. Zapisz dzień, w którym ChatGPT przestaje być zatwierdzonym narzędziem. Bez daty stare narzędzie zostaje zatwierdzone na zawsze.

Listę kontrolną, której będzie chciał twój inspektor ochrony danych (umowa powierzenia, podprocesorzy, retencja, trenowanie), znajdziesz w tekście co sprawia, że chatbot AI jest zgodny z RODO. Precyzyjnie oddaj to, co deklaruje nowy dostawca. Union AI prowadzi całą inferencję AI na infrastrukturze w Unii Europejskiej i nie trenuje na danych klientów, ale przy hostingu, bazie danych i płatnościach biorą udział firmy ze spółką matką w USA, a lista podprocesorów wymienia każdą z nich. Wpisz to do polityki tak, jak jest, bez zaokrąglania do „żadne dane nie opuszczają UE”.

Ile trwa przejście? Zaplanuj je tydzień po tygodniu

Planer poniżej zamienia wielkość twojego zespołu, obecny plan ChatGPT i to, do czego go używacie, w plan tydzień po tygodniu. Zmień dane i zobacz, które kroki się przesuwają.

Schemat jest zawsze ten sam. Inwentaryzacja i zamówienie eksportów w pierwszym tygodniu, bo eksport może potrwać tydzień. GPT i polityka w drugim. Potem pilotaż, wdrożenie i rezygnacja, przy czym rezygnacja jest przypięta do daty odnowienia.

Jak przeprowadzić pilotaż, który wyłapie luki?

Pilotaż to mała grupa, która przez dwa tygodnie używa nowego narzędzia do prawdziwej pracy, zanim zrobią to wszyscy. Jego zadaniem nie jest udowodnić, że nowe narzędzie jest dobre. Jego zadaniem jest znaleźć luki, póki ich naprawa jest tania.

Wybierz mniej więcej co dziesiątą osobę, od trzech do piętnastu. Dobieraj je celowo:

• Najintensywniejszych użytkowników. Dokładnie wiedzą, co robi dla nich ChatGPT, i szybko znajdą luki.
• Właścicieli własnych GPT. Przetestują swoje odtworzone szablony.
• Jednego głośnego sceptyka. Jeśli sceptyk będzie zadowolony, reszta pójdzie za nim. Jeśli nie, usłyszysz zastrzeżenia teraz, a nie na zebraniu całej firmy.

Daj grupie jedną wspólną listę zatytułowaną „tego nie umie”. Każdy wpis dostaje jedną z trzech odpowiedzi: lepszy prompt, inny tier albo uczciwe „nie, zostaw obejście”. Ta lista staje się materiałem szkoleniowym dla wszystkich pozostałych.

Co twój zespół traci, a co zachowuje?

Powiedz o tym uczciwie przed wdrożeniem, a nie po. Ludzie wybaczają brak funkcji, o którym ich uprzedzono. Nie wybaczają takiego, który odkryją sami.

Obszar	Po przejściu
Pisanie, przeredagowywanie, e-maile	Działa dalej
Streszczanie i analiza dokumentów	Działa dalej, pliki dołącza się do konkretnego czatu
Zapisane prompty i instrukcje GPT	Działają dalej, jako szablony
Stare rozmowy	Zostają w eksporcie, nie w nowym narzędziu
Generowanie obrazów	Brak w czacie Union AI
Tryb głosowy	Brak w czacie Union AI
Tryb deep research	Brak w czacie Union AI
Styl odpowiedzi	Inny: inny model, inne nawyki

Ostatni wiersz zasługuje na zdanie komentarza. Union AI działa na modelach open-weight, czyli modelach, których wagi są opublikowane, więc można je uruchamiać na europejskim sprzęcie. Dobrze radzą sobie z codzienną pracą i nie są GPT. Nawyki formatowania są inne, niektóre odpowiedzi są krótsze, a prompt dostrajany miesiącami pod ChatGPT może wymagać zmiany jednej linijki. Który model działa za każdym tierem, podaje strona o przejrzystości AI.

Jeśli kilka osób naprawdę polega na generowaniu obrazów albo trybie głosowym, zdecyduj w pierwszym tygodniu, czy zachowają do tego osobne, zatwierdzone narzędzie. Zmiana nie musi być typu „wszystko albo nic”, żeby była warta zachodu.

Jak radzić sobie z oporem współpracowników?

Spodziewaj się go i odpowiadaj konkretami. W prawie każdym zespole pojawiają się te same cztery zastrzeżenia:

• „Odpowiedzi są gorsze.” Poproś o dokładny prompt i dokładną odpowiedź. Zwykle chodzi o różnicę w formatowaniu albo prompt napisany pod inny model, a poprawka to jedna linijka. Czasem to prawdziwa luka i wtedy trafia na listę.
• „Stracę historię.” Wskaż eksport (albo decyzję właściciela przestrzeni roboczej) i te pięć czy dziesięć promptów i odpowiedzi zapisanych przed przejściem.
• „Po co to robimy?” Podaj prawdziwy powód w jednym zdaniu: gdzie przetwarzane są dane, umowa albo koszt. Bez przemowy o suwerenności.
• „Zostanę przy swoim ChatGPT.” Od tego jest polityka. Po dacie zakończenia prywatne konto ChatGPT używane do pracy to znowu shadow AI i polityka mówi to wprost.

Większość przekonywania robi grupa pilotażowa. Współpracownik, który mówi „używam go do ofert i jest w porządku”, jest skuteczniejszy niż jakikolwiek e-mail od IT.

Jak przeprowadzić wdrożenie i zrezygnować z ChatGPT?

Wdrażaj po jednym zespole na tydzień. Małe zespoły mogą przejść naraz. Każda fala dostaje dwudziestominutową sesję opartą na liście z pilotażu: gdzie są szablony, który tier wybrać do jakiego zadania i czego narzędzie nie robi.

Potem zrezygnuj, we właściwej kolejności:

1. Najpierw sprawdź datę odnowienia i okres rozliczeniowy. W przypadku ChatGPT Business artykuł OpenAI o rozliczeniach mówi, że zmniejszenie liczby stanowisk obowiązuje od początku następnego okresu rozliczeniowego, a roczne stanowiska są opłacone do końca okresu umowy. Planuj wstecz od tej daty.
2. Rozstrzygnij sprawę danych w przestrzeni roboczej. Zdecydujcie jako organizacja, co stanie się z przestrzenią Business, zanim właściciel ją anuluje.
3. Zrezygnuj. Właściciel przestrzeni roboczej anuluje plan w Workspace settings, Billing, Manage plan. Osoby na planach prywatnych anulują własne, a firma przestaje im je zwracać.
4. Usuń stare narzędzie z polityki w zapisanym wcześniej dniu zakończenia.

Po stronie Union AI czat to jeden plan za 13 € miesięcznie netto (bez VAT), albo 11 € miesięcznie przy płatności rocznej, a dodatkowe stanowiska kosztują 10 € za każdego współpracownika. Pierwsze 5 wiadomości jest za darmo i nie wymaga karty, więc grupa pilotażowa może zacząć, zanim ktokolwiek cokolwiek podpisze. Pełna lista, łącznie z dodatkami, jest w cenniku, a zestawienie w euro znajdziesz w porównaniu cen chatbotów AI.

A co z API ChatGPT?

Jeśli twój zespół wywołuje też API OpenAI z własnego oprogramowania, to osobne i mniejsze zadanie. API Union AI jest zgodne z OpenAI, więc zmieniasz base URL, klucz API i nazwę modelu, a oficjalne SDK OpenAI działają dalej. Pełny opis, łącznie z tym, czego nie da się przenieść, i tym, jak przetestować przed przełączeniem, znajdziesz w tekście API zgodne z OpenAI: przesiadka w trzech linijkach.

Przeprowadź to równolegle z pilotażem. API rozlicza się osobno od czatu, z przedpłaconego kredytu za tokeny, więc potrzebuje własnego małego budżetu i własnego właściciela. Cała reszta tego przewodnika dotyczy ludzi. Ta część to około dwudziestu zapytań testowych i zmiana konfiguracji.