Chatbot AI conform GDPR: ce verifici la furnizor

Un chatbot AI conform GDPR e unul pe care îl poți folosi pe baza unui acord de prelucrare a datelor semnat, cu o listă de subprocesatori publicată, o promisiune scrisă că nu se antrenează pe datele tale de intrare, o perioadă de păstrare declarată și un mecanism de transfer numit pentru orice parte din afara UE. Niciun furnizor nu e conform de unul singur: GDPR guvernează prelucrarea ta, nu produsul lor. Așa că treaba ta înainte să cumperi e să verifici că furnizorul îți dă, în scris, fiecare piesă de care ai nevoie ca propria ta prelucrare să fie legală.

Articolul ăsta e acea verificare, punct cu punct, cu gradul de gravitate. La fiecare rând spunem și cum răspunde Union AI, inclusiv la cele două rânduri unde nu stăm bine.

Ce face un chatbot AI conform GDPR pentru o firmă?

Aranjamentul, nu instrumentul. Când echipa ta lipește un email de la un client într-un chatbot, tu ești operatorul acelor date personale, iar furnizorul e persoana ta împuternicită. GDPR îți cere atunci să alegi o persoană împuternicită care oferă „garanții suficiente” și să pui relația într-un contract.

De aceea același model poate fi în regulă pentru o firmă și o problemă pentru următoarea. Aplicația pentru consumatori și varianta business a unui mare produs AI rulează adesea același model în condiții foarte diferite. Am tratat această diferență în este ChatGPT conform GDPR pentru datele firmei. Articolul de față e pasul următor: ai decis să cumperi un instrument business și trebuie să știi ce să întrebi.

Furnizorul nu te poate face conform. Îți poate doar da piesele sau nu. Treaba ta e să verifici că nu lipsește niciuna.

Lista de mai jos are cincisprezece rânduri. Patru sunt critice: fără ele, ține datele personale complet deoparte. Cinci sunt importante. Șase sunt utile și decid adesea între doi furnizori altfel egali.

Oferă furnizorul un DPA conform articolului 28?

E prima întrebare și singura care poate încheia singură discuția. Articolul 28 din GDPR cere ca prelucrarea de către o persoană împuternicită să fie guvernată de un contract care stabilește, printre altele, că aceasta:

1. acționează doar pe baza instrucțiunilor tale documentate, inclusiv pentru transferurile în afara UE,
2. își obligă personalul la confidențialitate,
3. ia măsurile de securitate de la articolul 32,
4. respectă regulile pentru recrutarea altor persoane împuternicite,
5. te ajută să răspunzi la cererile persoanelor vizate,
6. te ajută cu securitatea, notificarea încălcărilor și DPIA,
7. șterge sau returnează datele când se încheie serviciul,
8. îți pune la dispoziție informațiile necesare ca să demonstrezi conformitatea și permite audituri.

Dacă furnizorul unui chatbot AI nu are DPA, iese din discuție pentru orice altceva decât material public. Dacă DPA-ul apare abia după trei apeluri de vânzări, și asta e un semnal. Ghidul 07/2020 al Comitetului European pentru Protecția Datelor privind operatorul și persoana împuternicită e referința dacă vrei să știi ce înseamnă în practică „garanții suficiente”.

Cum răspunde Union AI: pagina DPA publică un rezumat al acordului nostru, cu roluri, subprocesatori, transferuri, securitate, încălcări și audituri. Textul de semnat îl trimitem prin email la cerere, pentru că e încă în analiză juridică și nu vrem să circule un fișier depășit. Tu ești operatorul pentru ce pui în prompturi; noi suntem persoana împuternicită.

Poți vedea fiecare subprocesator, cu regiune și entitate juridică?

Un subprocesator e orice parte angajată de furnizorul tău care atinge datele tale: furnizorul cloud care rulează modelul, baza de date, procesatorul de plăți, serviciul de email. Conform art. 28 alin. (2), furnizorul tău îi poate folosi doar cu autorizarea ta, iar dacă autorizarea e generală, trebuie să te anunțe despre schimbări ca să poți obiecta.

EDPB a clarificat asta în Avizul 22/2024, adoptat în octombrie 2024. Concluzia lui e că operatorii ar trebui să aibă oricând la îndemână identitatea tuturor persoanelor împuternicite și a subprocesatorilor de-a lungul lanțului, indiferent de riscul prelucrării. Altfel spus: un vag „folosim parteneri cloud de încredere” nu ajunge.

Ce arată o listă bună de subprocesatori

• Entitatea juridică, nu doar un brand. „AWS” e un brand; informația utilă e ce companie a semnat contractul.
• Regiunea de prelucrare pentru fiecare parte.
• Rolul: ce face acea parte și, ideal, ce poate vedea.
• Țara societății-mamă, pentru că jurisdicția urmează compania, nu cablul.

Anunțarea schimbărilor și dreptul de opoziție

Întreabă cu cât timp înainte ești anunțat când se adaugă un subprocesator nou și ce se întâmplă dacă obiectezi. Fără o cale de ieșire, dreptul de opoziție e decor.

Cum răspunde Union AI: pagina noastră de subprocesatori are cinci intrări: Scaleway pentru inferența AI și pentru emailurile tranzacționale, Cloudflare pentru hosting și CDN, Neon (Databricks) pentru baza de date într-o regiune din UE și Stripe pentru plăți prin Stripe Payments Europe din Irlanda. Pentru fiecare numește țara entității juridice și spune ce vede fiecare strat din promptul tău. DPA-ul ne obligă să anunțăm schimbările cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă obiectezi și nu putem rezolva situația, poți rezilia acordul, iar creditul API preplătit nefolosit îți e rambursat.

Unde rulează inferența și cine deține compania?

Două întrebări pe care furnizorii adoră să le contopească. Rezidența datelor ține de locul unde stă mașina. Jurisdicția ține de guvernul care poate obliga compania care o controlează. Un centru de date din UE administrat de filiala unei companii americane rămâne la îndemâna legii americane, subiectul articolului nostru despre CLOUD Act american și datele găzduite în UE.

La un chatbot AI, rândul care contează cel mai mult e inferența: momentul în care modelul îți citește promptul și scrie răspunsul. Acea mașină are textul tău în memorie, în clar. Stocarea la Frankfurt înseamnă puțin dacă inferența are loc în Virginia. Tot drumul cererii e parcurs pas cu pas în unde ajung prompturile tale: rezidența datelor AI în UE.

Întrebare	Răspuns slab	Răspuns solid
Unde rulează inferența?	„Infrastructură globală”	O regiune numită din UE
Cine o operează?	Un nume de brand	O entitate juridică și țara ei
Ce societăți-mamă sunt în afara UE?	Nu se menționează	Listate, cu ce pot vedea
Ce se afirmă despre rest?	„Datele tale nu părăsesc niciodată UE”	Exact care părți sunt în UE și care nu

Cum răspunde Union AI: toată inferența AI rulează la Scaleway, o companie europeană, pe infrastructură din Uniunea Europeană. Prompturile și răspunsurile nu ajung niciodată în Statele Unite sau China. Găzduirea rulează în regiunea UE a Cloudflare, iar baza de date într-o regiune UE. Trei părți din lanțul nostru (Cloudflare, Neon și Stripe) au o societate-mamă în SUA, iar lista completă, cu regiuni și entități, e pe pagina noastră de subprocesatori.

Ce mecanism de transfer acoperă părțile din afara UE?

GDPR nu cere ca datele să rămână în UE. Cere un temei valid pentru orice transfer în afara ei. Cele trei obișnuite:

• O decizie de adecvare pentru țara de destinație.
• Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework), decizia de adecvare pe care Comisia Europeană a adoptat-o pe 10 iulie 2023. Acoperă doar companiile americane care au aderat la el.
• Clauzele contractuale standard (SCC), clauzele-model ale Comisiei, de obicei însoțite de o evaluare a impactului transferului.

Întreabă furnizorul care dintre ele se aplică fiecărei părți din afara UE sau fiecărei părți din UE cu o societate-mamă străină. „Suntem conformi cu GDPR” nu e un răspuns la această întrebare.

Cum răspunde Union AI: DPA-ul precizează că clauzele contractuale standard ale Comisiei se aplică furnizorilor de hosting, bază de date și plăți care au o societate-mamă în SUA, împreună cu măsurile suplimentare pe care le iau aceste părți. Spune și deschis că nu pretindem că asta rezolvă orice întrebare de jurisdicție.

Se antrenează AI-ul pe datele tale de intrare?

Rândul ăsta e critic dintr-un motiv ușor de ratat. Antrenarea pe prompturile tale nu e doar un risc de scurgere. Schimbă scopul prelucrării, iar limitarea legată de scop e unul dintre principiile de bază ale GDPR. Dacă emailul clientului tău devine date de antrenare, trebuie să explici acum acel scop în propria ta notă de informare, lucru pe care probabil nu îl poți face.

Verifică trei locuri: termenii serviciului, DPA-ul și orice clauză de „îmbunătățire a produsului”. Caută „train”, „improve” și „service improvement” (în textele în română: „antrenare”, „îmbunătățire”) și citește fiecare rezultat. Promisiunea trebuie să fie în contractul pe care îl semnezi.

Cum răspunde Union AI: modelele rulează sub administrarea noastră și nu sunt antrenate pe datele clienților. Nota de confidențialitate adaugă că nu folosim conținutul prompturilor și răspunsurilor tale pentru a antrena sau îmbunătăți modele și nu îl vindem și nu îl partajăm. Nici nu antrenăm un model de bază propriu: rulăm modele open-weight publicate. După standardul de mai sus, ar trebui să vrei promisiunea asta în acordul pe care îl semnezi, așa că cere-o acolo, și de la noi.

Cât timp sunt păstrate prompturile, răspunsurile și logurile?

La păstrare sunt prinși furnizorii vagi. Principiul limitării stocării din GDPR înseamnă că datele pot fi păstrate doar atât cât e nevoie pentru scopul lor, așa că îți trebuie un număr pentru fiecare tip de date, nu o promisiune generală.

Cele trei lucruri despre care să întrebi

1. Prompturi și răspunsuri. Sunt păstrate deloc? Cât timp? Sunt folosite pentru monitorizarea abuzurilor și cine le poate citi?
2. Logurile cererilor și metadatele. Marcaje de timp, număr de tokeni, adrese IP. Și metadatele sunt date personale când sunt legate de un cont.
3. Ștergerea. Ce se întâmplă când ștergi o conversație, îți închizi contul sau închei contractul? Art. 28 alin. (3) lit. (g) cere ștergerea sau returnarea la final.

Cum răspunde Union AI: nota de confidențialitate dă o perioadă pentru fiecare tip de date. Prompturile și răspunsurile din prelucrarea unei cereri sunt ținute doar în memorie și nu sunt stocate. Numărul de tokeni, nivelul, marcajul de timp, durata și codul de eroare pentru fiecare cerere se păstrează 13 luni, pentru contorizare și depanare. Evenimentele de redirecționare se păstrează 13 luni, separate de contul tău unde e posibil. Adresa IP și user agentul de la autentificare se păstrează 90 de zile. Evidențele financiare rămân șapte ani, pentru că așa cere legea fiscală. Chatul îți arată și conversațiile anterioare, ca să poți relua un fir, iar o conversație o poți șterge singur. Dacă istoricul chatului contează pentru propria ta evaluare, cere-ne detaliile în scris, cum ai face cu orice furnizor.

Ce certificări de securitate ar trebui să aibă furnizorul unui chatbot AI?

ISO 27001 e un standard internațional pentru un sistem de management al securității informației, certificat de un auditor extern. SOC 2 e un raport de audit privind controalele de securitate, frecvent la furnizorii americani. Niciunul nu e cerut de GDPR. Amândouă sunt dovezi utile că afirmațiile unui furnizor despre securitate au fost verificate de altcineva decât furnizorul.

Două lucruri la care să fii atent. Întâi, al cui e certificatul? Un furnizor care rulează pe un furnizor cloud certificat nu e el însuși certificat. Apoi, ce acoperă? Un certificat care acoperă rețeaua biroului, dar nu sistemul de producție, dovedește puțin.

Cum răspunde Union AI: sincer, nu avem niciunul. Nu deținem azi un certificat ISO 27001 și nici un raport SOC 2. Ce publicăm, în DPA, e lista de măsuri: criptare în tranzit și în repaus, acces strict pe principiul nevoii de a cunoaște, chei API stocate doar ca hash, secrete într-un seif de chei în loc de cod și copii de siguranță ale bazei de date testate periodic. DPA-ul îți dă și dreptul la un audit anual făcut de o parte independentă sau la rapoartele noastre, la cerere. Dacă politica ta de achiziții cere un certificat, e o lipsă reală. Cântărește-o ca atare.

Te ajută furnizorul cu DPIA, încălcări și cererile persoanelor vizate?

O evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA) e obligatorie conform articolului 35 când prelucrarea e susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru oameni. La un chatbot AI, asta depinde de obicei de ce introduci, nu de chatbot. Rezumatul unor rapoarte publice are risc scăzut. Trierea candidaturilor la un job nu. Articolul nostru despre datele clienților într-un chatbot AI parcurge această decizie pentru partea ta din aranjament.

De la furnizor ai nevoie de cooperare: informații pentru DPIA, notificări rapide despre încălcări ca să-ți poți respecta propriul termen de 72 de ore și ajutor când un client întreabă ce s-a întâmplat cu datele lui.

Cum răspunde Union AI: DPA-ul ne obligă să te informăm fără întârzieri nejustificate în caz de încălcare, cu ce îți trebuie pentru propria notificare, și să te ajutăm cu cererile persoanelor vizate, cu o DPIA și cu întrebările autorității de supraveghere, în măsura în care se poate cere în mod rezonabil unei persoane împuternicite.

Ce adaugă AI Act?

Mai puțin decât se tem oamenii, pentru un cumpărător. Obligațiile de transparență de la articolul 50 din AI Act se aplică de la 2 august 2026. Dacă pui în funcțiune un sistem care vorbește cu oameni, aceștia trebuie să știe că vorbesc cu o mașină. Ghidul Comisiei Europene privind articolul 50 spune că asta trebuie să se întâmple clar, de la prima interacțiune.

La alegerea furnizorului, întrebarea practică e simplă: îți spune furnizorul ce model rulezi, ca să poți transmite mai departe informația?

Cum răspunde Union AI: pagina noastră de transparență AI numește modelul open-weight și licența din spatele fiecărui nivel și publică integral promptul de sistem al chatului.

Union AI trecut prin lista de verificare

Iată imaginea completă într-un singur tabel. Bifează aceleași căsuțe în lista de mai sus cu butonul „Completează pentru Union AI” și obții același rezultat.

Verificare	Gravitate	Union AI
DPA conform articolului 28	Critic	Da, rezumat publicat, text de semnat la cerere
Fără antrenare pe datele de intrare	Critic	Da, pe pagina de subprocesatori și în nota de confidențialitate
Listă completă de subprocesatori	Critic	Da, cinci intrări cu rol, regiune și entitate
Mecanism de transfer numit	Critic	Da, SCC pentru părțile cu societate-mamă în SUA
Anunțarea schimbărilor, drept de opoziție	Important	Da, 30 de zile, cu drept de reziliere
Inferență în UE	Important	Da
Păstrare pe tip de date	Important	Da, vezi nota de confidențialitate
Ștergere la final	Important	Da, cu excepția evidențelor financiare cerute de lege
Notificarea încălcărilor	Important	Da
Loguri documentate	Util	Da, 13 luni pentru metadatele cererilor
Drept de audit	Util	Da, audit independent anual sau rapoarte
Sprijin pentru DPIA și cereri	Util	Da
ISO 27001 sau SOC 2	Util	Nu
Transparență conform AI Act	Util	Da
Nicio societate-mamă din afara UE în lanț	Util	Nu, trei societăți-mamă în SUA

Abonamentul de chat costă 13 € pe lună, sau 11 € pe lună la plata anuală, cu 2.000 de mesaje incluse; detaliile sunt pe pagina de prețuri. Dacă ne compari cu alții, clasamentul chatboților AI europeni aplică același tip de test pe toată piața. Iar dacă muți o echipă de pe un instrument pentru consumatori, cum îți muți echipa de pe ChatGPT acoperă implementarea.

Cum faci verificarea într-o singură după-amiază

1. Deschide DPA-ul furnizorului. Fără DPA, fără date personale. Gata.
2. Deschide lista de subprocesatori. Numără entitățile, regiunile și societățile-mamă din afara UE.
3. Caută „train” în termeni. Citește fiecare rezultat.
4. Găsește tabelul de păstrare. O perioadă pentru fiecare tip de date sau cere unul.
5. Întreabă de certificate și audituri. Al cui e certificatul și ce acoperă.
6. Scrie paragraful din propria ta notă de informare. Dacă nu poți descrie cinstit prelucrarea în trei propoziții, furnizorul nu ți-a dat destule informații.

Trece-ne și pe noi prin ea. Un furnizor sigur pe răspunsurile lui ar trebui să se bucure că întrebi.