Dejar ChatGPT: guía de migración para equipos

Para pasar a tu equipo de ChatGPT a otra herramienta, trátalo como un pequeño proyecto de cambio, no como una instalación de software. Haz inventario de quién usa ChatGPT y para qué, exporta el historial que necesites, pasa las instrucciones de los GPT personalizados a prompts guardados, actualiza tu política de uso de IA, haz un piloto con un puñado de personas, despliega por oleadas y cancela ChatGPT en tu fecha de renovación. Para un equipo de diez a cincuenta personas son de cuatro a siete semanas, y la parte de la API, si la tienes, es un cambio de tres líneas.

Lo difícil no es lo técnico. Son los cuarenta compañeros a los que les gustaba la herramienta de antes y los tres GPT personalizados que nadie documentó. Esta guía cubre ambas cosas.

Este artículo da por hecho que ya has decidido. Si todavía estás comparando opciones, empieza por la alternativa europea a ChatGPT o por la clasificación de los mejores chatbots de IA europeos, y vuelve cuando hayas elegido uno.

¿Por qué se atascan los equipos al dejar ChatGPT?

Porque la decisión es fácil y la mudanza no. La mayoría de los equipos que quieren dejar ChatGPT tienen un motivo claro: los datos van a un proveedor estadounidense, el equipo legal tiene dudas sobre el RGPD y los datos de empresa o la factura creció con cada licencia nueva. Y luego no pasa nada durante seis meses.

Tres cosas suelen bloquearlo:

• Nadie sabe qué se está usando. ChatGPT se extendió por la empresa cuenta personal a cuenta personal. Nadie tiene una lista de quién lo usa, para qué ni qué GPT personalizados montó el equipo de ventas la primavera pasada.
• La gente teme perder su historial. Meses de conversaciones se sienten como un archivador, aunque nadie los abra.
• Nadie es responsable del cambio. IT cree que es una cuestión de política, legal cree que es una cuestión de IT, y la fecha de renovación pasa sin que nadie se entere.

La solución es darle al cambio un responsable y un calendario. Todo lo que sigue es un paso de ese calendario.

¿Por dónde empezar? Haz inventario de cómo usa tu equipo ChatGPT

Empieza por un inventario: una lista sencilla de quién usa ChatGPT, con qué plan, para qué tareas y con qué GPT personalizados o archivos. Sin ella no puedes saber qué tiene que cubrir la nueva herramienta, y lo descubrirás en la quinta semana.

Para un equipo de menos de diez personas basta con una conversación de diez minutos. Por encima, envía un formulario de cinco preguntas:

1. ¿Qué cuenta de ChatGPT usas para trabajar: de la empresa, personal o ambas?
2. ¿Cuáles son las tres tareas para las que más lo usas?
3. ¿Qué GPT personalizados usas y quién los creó?
4. ¿Subes archivos? ¿De qué tipo?
5. ¿Usas la generación de imágenes, la voz o la investigación profunda?

La segunda pregunta es la que más importa. En la mayoría de los equipos las respuestas se concentran en las mismas cinco tareas: redactar correos, reescribir textos, resumir documentos, responder preguntas y algo de análisis ligero. Es una buena noticia, porque todo eso se traslada a cualquier chatbot competente.

Las cuentas personales también importan. Si la gente usa ChatGPT con su propio plan Plus, eso es IA en la sombra (shadow AI), y tiene que formar parte del cambio, no quedarse funcionando al lado. Explicamos por qué pasa en ChatGPT prohibido en el trabajo.

¿Cómo exportas tus datos de ChatGPT?

En un plan personal se exporta desde el propio ChatGPT. Según el artículo de ayuda de OpenAI sobre cómo exportar tu historial de ChatGPT, los pasos son:

1. Inicia sesión y abre el menú de tu perfil.
2. Ve a Configuración y luego a Controles de datos.
3. En Exportar datos, selecciona Exportar y después Confirmar exportación.

OpenAI envía un correo cuando la exportación está lista. Puede tardar hasta 7 días, y el enlace de descarga caduca 24 horas después de llegar, así que avisa a la gente de que esté atenta a su bandeja de entrada. El archivo ZIP contiene tu historial de chats y otros datos de la cuenta. No puede recuperar chats que ya hayas borrado.

Si usas un espacio de trabajo de ChatGPT Business, Enterprise o ChatGPT for Healthcare, contacta con el propietario de tu espacio de trabajo sobre el acceso a los datos gestionado por la organización. La exportación de autoservicio no está disponible en estos espacios de trabajo.

Ese fragmento del mismo artículo pilla desprevenidos a muchos equipos. La exportación desde la configuración funciona en las cuentas Free, Go, Plus, Pro y Edu que cumplan los requisitos. En un espacio de trabajo Business, el acceso a los datos lo gestiona la organización, no cada miembro. Así que, si tu empresa paga ChatGPT Business, decidid como organización qué necesitáis conservar antes de que nadie cancele nada.

¿Necesitas de verdad el historial?

Probablemente menos de lo que crees. Una exportación es un archivo, no algo que otro chatbot cargue como conversaciones vivas, y Union AI no importa el historial de ChatGPT. Lo que la gente reutiliza de verdad es poco: un prompt que funciona, una plantilla para responder a un cliente, una respuesta de referencia que comprobó una vez. Pide a cada persona que guarde esas cinco o diez cosas como texto. Guarda la exportación completa, si la tienes, en algún sitio donde se pueda buscar para la rara ocasión en que alguien la necesite.

Trata el archivo de exportación con cuidado. Contiene todo lo que la gente ha pegado alguna vez, lo que puede incluir datos de clientes que preferirías no tener rondando por una carpeta de descargas.

¿Cómo pasas los GPT personalizados a una IA europea?

Mueves el contenido, no el GPT. Un GPT personalizado solo funciona dentro de ChatGPT, pero todo lo que lo hace útil son textos y archivos que puedes copiar. Abre cada GPT en el editor y copia sus campos. La documentación del creador de GPT de OpenAI enumera de qué está hecho un GPT, y cada parte tiene un destino:

Campo del GPT	Qué hace	Adónde va en Union AI
Instrucciones	Cómo se comporta el GPT	Una plantilla guardada, o el brief de tu asistente a medida
Iniciadores de conversación	Ejemplos de primeros prompts	Plantillas guardadas, una por iniciador
Archivos de conocimiento	Documentos de referencia	El complemento de conocimiento de empresa, adjuntos a cada chat o elegidos desde Google Drive u OneDrive
Capacidades	Búsqueda web, generación de imágenes	Búsqueda web: el interruptor de Búsqueda del chat, con fuentes numeradas. Generación de imágenes: sin equivalente
Acciones y apps	Llamadas a API externas	Constrúyelo sobre la API

En el chat de Union AI, una plantilla guardada es un prompt al que pones nombre y guardas, de hasta 8000 caracteres, a un clic de un chat nuevo. Pega en ella las instrucciones del GPT, termina con una línea como «La tarea:», y la plantilla funciona como funcionaba el GPT. También hay una biblioteca de cien prompts por profesión, para marketing, ventas, RR. HH., finanzas, legal, soporte y más, que a menudo cubre lo que hacía un GPT sencillo. Y la incorporación crea un asistente a medida a partir de una breve conversación sobre tu trabajo, con su propio brief y sus sugerencias.

Prueba cada GPT reconstruido con tres tareas reales de la persona que más lo usa. Las instrucciones necesitarán pequeños retoques, porque otro modelo lee las mismas palabras de forma ligeramente distinta.

Hay un segundo motivo para hacerlo ahora. El propio centro de ayuda de OpenAI dice que planea retirar los GPT personalizados y llevar a la gente a plugins, con la retirada prevista para los espacios de trabajo Enterprise afectados el 11 de diciembre de 2026 y los demás planes detrás. Así que tus GPT van a mudarse a algún sitio este año pase lo que pase. Moverlos una vez, a una herramienta que has elegido tú, es mejor que moverlos dos.

¿Qué cambia en tu política de uso de IA?

Tu política de uso de IA es el documento que dice a la plantilla qué herramientas de IA puede usar y qué datos pueden entrar en ellas. Necesita una actualización, no reescribirse. Cambia cuatro cosas:

1. La herramienta aprobada. Nombra la nueva y di qué cuentas cuentan (las de la empresa, no las personales).
2. Las clases de datos. Comprueba que lo que permite la política sigue encajando con lo que cubre el nuevo contrato. Si quieres que la gente pegue datos de clientes, lee antes ¿puedes meter datos de clientes en un chatbot de IA?.
3. El contrato. Firma el contrato de encargo del tratamiento del nuevo proveedor antes de que empiece el piloto, no después. Un piloto con trabajo real es un tratamiento real.
4. La fecha de fin. Apunta el día en que ChatGPT deja de ser una herramienta aprobada. Sin fecha, la herramienta antigua sigue aprobada para siempre.

Para la checklist que querrá tu delegado de protección de datos (contrato de encargo, subencargados, conservación, entrenamiento), consulta qué hace que un chatbot de IA cumpla el RGPD. Sé preciso con lo que afirma el nuevo proveedor. Union AI ejecuta toda la inferencia de IA en infraestructura dentro de la Unión Europea y no entrena con datos de clientes, pero en el hosting, la base de datos y los pagos intervienen empresas con matriz estadounidense, y la lista de subencargados las nombra una a una. Ponlo así en la política, sin redondearlo a «ningún dato sale de la UE».

¿Cuánto dura el cambio? Planifícalo por semanas

El planificador de abajo convierte el tamaño de tu equipo, tu plan actual de ChatGPT y el uso que le dais en un plan semana a semana. Cambia los datos y mira qué pasos se mueven.

La forma es siempre la misma. Inventario y solicitudes de exportación en la primera semana, porque las exportaciones pueden tardar una semana. GPT y política en la segunda. Después piloto, despliegue y cancelación, con la cancelación fijada en tu fecha de renovación.

¿Cómo haces un piloto que encuentre los huecos?

Un piloto es un grupo pequeño que usa la nueva herramienta con trabajo real durante dos semanas antes que todos los demás. Su trabajo no es demostrar que la nueva herramienta es buena. Su trabajo es encontrar los huecos mientras arreglarlos sale barato.

Elige más o menos a una de cada diez personas, entre tres y quince. Escógelas a propósito:

• Los usuarios más intensivos. Saben al detalle qué hace ChatGPT por ellos y encontrarán los huecos rápido.
• Los creadores de GPT personalizados. Prueban sus propias plantillas reconstruidas.
• Un escéptico ruidoso. Si el escéptico queda satisfecho, el resto le seguirá. Si no, oyes las objeciones ahora y no en la reunión general.

Dale al grupo una única lista compartida titulada «no sabe hacer X». Cada entrada recibe una de tres respuestas: un prompt mejor, otro tier o un «no» honesto con un apaño. Esa lista se convierte en el material de formación para todos los demás.

¿Qué pierde tu equipo y qué conserva?

Sé honesto con esto antes del despliegue, no después. La gente perdona una función que falta si se lo avisaron. No perdona una que descubre.

Área	Después del cambio
Redactar, reescribir, correo	Sigue funcionando
Resumir y analizar documentos	Sigue funcionando, los archivos se adjuntan a cada chat
Prompts guardados e instrucciones de GPT	Sigue funcionando, como plantillas
Conversaciones antiguas	Se quedan en la exportación, no en la nueva herramienta
Generación de imágenes	Desaparece en el chat de Union AI
Modo de voz	Desaparece en el chat de Union AI
Modo de investigación profunda	Desaparece en el chat de Union AI
Estilo de respuesta	Distinto: otro modelo, otras costumbres

La última fila merece una frase. Union AI ejecuta modelos open-weight, modelos cuyos pesos están publicados para que puedan ejecutarse en hardware europeo. Son buenos para el trabajo diario, y no son GPT. Las costumbres de formato cambian, algunas respuestas son más cortas, y un prompt ajustado durante meses para ChatGPT puede necesitar que cambies una línea. Qué modelo hay detrás de cada tier está en la página de transparencia de la IA.

Si unas pocas personas dependen de verdad de la generación de imágenes o de la voz, decide en la primera semana si conservan una herramienta aparte y aprobada para eso. Un cambio no tiene que ser todo o nada para merecer la pena.

¿Cómo gestionas las resistencias de los compañeros?

Cuenta con ellas y respóndelas con datos concretos. Las mismas cuatro objeciones salen en casi todos los equipos:

• «Las respuestas son peores». Pide el prompt exacto y la respuesta exacta. Normalmente es una diferencia de formato o un prompt escrito para otro modelo, y se arregla con una línea. A veces es un hueco real, y entonces va a la lista.
• «Voy a perder mi historial». Señala la exportación (o la decisión del propietario del espacio de trabajo) y los cinco o diez prompts y respuestas que guardó antes del cambio.
• «¿Por qué hacemos esto?». Da el motivo real en una frase: dónde se procesan los datos, el contrato o el coste. No un discurso sobre soberanía.
• «Yo me quedo con mi ChatGPT». Esto es tarea de la política. Después de la fecha de fin, una cuenta personal de ChatGPT para trabajar vuelve a ser IA en la sombra, y la política lo dice.

El grupo piloto hace casi toda la labor de convencer. Un compañero que dice «lo uso para las propuestas y va bien» vale más que cualquier correo de IT.

¿Cómo despliegas y cancelas ChatGPT?

Despliega un equipo por semana. Los equipos pequeños pueden ir a la vez. Cada oleada recibe una sesión de veinte minutos basada en la lista del piloto: dónde están las plantillas, qué tier elegir para cada tarea y qué no hace la herramienta.

Después, cancela, en el orden correcto:

1. Comprueba primero la fecha de renovación y el ciclo de facturación. En ChatGPT Business, el artículo de facturación de OpenAI dice que las reducciones de licencias se aplican al inicio del siguiente ciclo de facturación, y que las licencias anuales siguen comprometidas hasta que termina el periodo. Planifica hacia atrás desde esa fecha.
2. Resuelve los datos del espacio de trabajo. Decidid como organización qué pasa con el espacio de trabajo Business antes de que el propietario cancele.
3. Cancela. El propietario del espacio de trabajo cancela en Configuración del espacio de trabajo, Facturación, Gestionar plan. Quien tenga un plan personal cancela el suyo, y la empresa deja de reembolsárselo.
4. Quita la herramienta antigua de la política en la fecha de fin que apuntaste.

Del lado de Union AI, el chat es un único plan de 13 € al mes sin IVA con facturación mensual, u 11 € al mes si pagas el año por adelantado, y cada licencia adicional cuesta 10 € por compañero. Los primeros 5 mensajes son gratis y no piden tarjeta, así que el grupo piloto puede empezar antes de que nadie firme nada. La lista completa, con los complementos, está en la página de precios, y una comparación lado a lado en euros está en precios de chatbots de IA comparados.

¿Y la API de ChatGPT?

Si tu equipo también llama a la API de OpenAI desde su propio software, es un trabajo aparte y más pequeño. La API de Union AI es compatible con OpenAI, así que el cambio es la base URL, la clave de API y el nombre del modelo, y los SDK oficiales de OpenAI siguen funcionando. La guía completa, incluido lo que no se puede migrar y cómo probar antes de cambiar, está en cambiar a una API compatible con OpenAI en tres líneas.

Hazlo en paralelo con el piloto. La API se factura aparte del chat, con crédito prepago por token, así que necesita su propio pequeño presupuesto y su propio responsable. Todo lo demás en esta guía va de personas. Esa parte va de veinte peticiones de prueba y un cambio de configuración.