Overstappen van ChatGPT: stappenplan voor je team

Wil je je team laten overstappen van ChatGPT, behandel het dan als een klein veranderproject, niet als een software-installatie. Breng in kaart wie ChatGPT waarvoor gebruikt, exporteer de geschiedenis die je nodig hebt, zet de instructies van custom GPT’s over naar opgeslagen prompts, werk je AI-beleid bij, draai een pilot met een handvol mensen, rol in golven uit en zeg ChatGPT op tegen je verlengingsdatum. Voor een team van tien tot vijftig mensen is dat vier tot zeven weken, en het API-deel, als je dat hebt, is een wijziging van drie regels.

Het lastige deel is niet technisch. Het zijn de veertig collega’s die de oude tool prima vonden en de drie custom GPT’s die niemand heeft vastgelegd. Deze gids behandelt allebei.

Dit artikel gaat ervan uit dat je al hebt besloten. Ben je nog aan het vergelijken, begin dan met het Europese alternatief voor ChatGPT of de gerangschikte lijst van de beste Europese AI-chatbots, en kom terug als je hebt gekozen.

Waarom lopen teams vast bij het overstappen van ChatGPT?

Omdat de beslissing makkelijk is en de verhuizing niet. De meeste teams die van ChatGPT af willen, hebben een duidelijke reden: de data gaat naar een Amerikaanse aanbieder, de juristen hebben vragen over de AVG (GDPR) en bedrijfsdata, of de rekening groeide met elke nieuwe gebruiker. En dan gebeurt er zes maanden niets.

Meestal houden drie dingen het tegen:

• Niemand weet wat er in gebruik is. ChatGPT verspreidde zich door het bedrijf, één persoonlijk account tegelijk. Niemand heeft een lijst van wie het gebruikt, waarvoor, of welke custom GPT’s het salesteam vorig voorjaar heeft gebouwd.
• Mensen zijn bang hun geschiedenis kwijt te raken. Maanden aan gesprekken voelen als een archiefkast, ook als niemand hem ooit opentrekt.
• Niemand is eigenaar van de overstap. IT denkt dat het een beleidskwestie is, juridische zaken denkt dat het een IT-kwestie is, en de verlengingsdatum gaat ongemerkt voorbij.

De oplossing is de overstap een eigenaar en een kalender te geven. Alles hieronder is een stap op die kalender.

Waar begin je? Breng in kaart hoe je team ChatGPT gebruikt

Begin met een inventarisatie: een simpele lijst van wie ChatGPT gebruikt, op welk abonnement, voor welke taken, en met welke custom GPT’s of bestanden. Zonder die lijst weet je niet wat de nieuwe tool moet dekken, en kom je daar in week vijf achter.

Voor een team van minder dan tien mensen is een gesprek van tien minuten genoeg. Daarboven stuur je een formulier met vijf vragen:

1. Welk ChatGPT-account gebruik je voor je werk: van het bedrijf, een persoonlijk, of allebei?
2. Voor welke drie taken gebruik je het het meest?
3. Welke custom GPT’s gebruik je, en wie heeft ze gebouwd?
4. Upload je bestanden? Wat voor bestanden?
5. Gebruik je beeldgeneratie, spraak of deep research?

De tweede vraag is de belangrijkste. In de meeste teams komen de antwoorden uit op dezelfde vijf taken: e-mails opstellen, tekst herschrijven, documenten samenvatten, vragen beantwoorden en wat lichte analyse. Dat is goed nieuws, want die gaan mee naar elke fatsoenlijke chatbot.

Ook de persoonlijke accounts tellen. Gebruiken mensen ChatGPT op hun eigen Plus-abonnement, dan is dat schaduw-AI, en dat hoort bij de overstap, niet ernaast te blijven draaien. Waarom dat gebeurt, schreven we in ChatGPT niet mogen gebruiken op je werk.

Hoe exporteer je je ChatGPT-data?

Op een persoonlijk abonnement exporteer je vanuit ChatGPT zelf. Volgens het helpartikel van OpenAI over het exporteren van je ChatGPT-geschiedenis zijn de stappen:

1. Log in en open het menu van je profiel.
2. Ga naar Settings, dan Data controls.
3. Kies onder Export data voor Export, en daarna Confirm export.

OpenAI stuurt een e-mail als de export klaar is. Dat kan tot 7 dagen duren, en de downloadlink verloopt 24 uur nadat hij binnenkomt, dus zeg tegen mensen dat ze hun inbox in de gaten houden. Het zipbestand bevat je chatgeschiedenis en andere accountgegevens. Chats die je al hebt verwijderd, haalt het niet terug.

Gebruik je een workspace van ChatGPT Business, Enterprise of ChatGPT for Healthcare, neem dan contact op met de eigenaar van je workspace over gegevenstoegang die de organisatie beheert. Export in eigen beheer is in deze workspaces niet beschikbaar.

Die passage uit hetzelfde artikel zet veel teams op het verkeerde been. Exporteren via de instellingen werkt voor Free, Go, Plus, Pro en in aanmerking komende Edu-accounts. In een Business-workspace beheert de organisatie de toegang tot data, niet elk lid afzonderlijk. Betaalt je bedrijf voor ChatGPT Business, beslis dan als organisatie wat je wilt bewaren voordat iemand iets opzegt.

Heb je de geschiedenis eigenlijk wel nodig?

Waarschijnlijk minder dan je denkt. Een export is een archief, niet iets wat een andere chatbot als lopende gesprekken inlaadt, en Union AI importeert geen ChatGPT-geschiedenis. Wat mensen echt hergebruiken, is weinig: een prompt die werkt, een sjabloon voor een antwoord aan een klant, een referentieantwoord dat ze ooit hebben gecontroleerd. Vraag iedereen die vijf of tien dingen als tekst te bewaren. Bewaar de volledige export, als je die hebt, op een doorzoekbare plek voor die zeldzame keer dat iemand hem nodig heeft.

Ga zorgvuldig om met het exportbestand. Er staat alles in wat mensen ooit hebben geplakt, mogelijk ook klantdata die je liever niet in een downloadmap laat rondslingeren.

Hoe verhuis je custom GPT’s naar een Europese AI?

Je verhuist de inhoud, niet de GPT. Een custom GPT draait alleen binnen ChatGPT, maar alles wat hem nuttig maakt, is tekst en bestanden die je kunt kopiëren. Open elke GPT in de editor en kopieer de velden eruit. De documentatie van OpenAI over de GPT-builder noemt waaruit een GPT bestaat, en elk onderdeel heeft een bestemming:

GPT-veld	Wat het doet	Waar het heen gaat in Union AI
Instructies	Hoe de GPT zich gedraagt	Een opgeslagen sjabloon, of de briefing van je assistent op maat
Gespreksopeners	Voorbeelden van eerste prompts	Opgeslagen sjablonen, één per opener
Kennisbestanden	Referentiedocumenten	De add-on voor bedrijfskennis, per chat toegevoegd, of gekozen uit Google Drive of OneDrive
Mogelijkheden	Webzoeken, beeldgeneratie	Webzoeken: de schakelaar Search in de chat, met genummerde bronnen. Beeldgeneratie: geen tegenhanger
Acties en apps	Aanroepen van externe API’s	Bouw het in plaats daarvan op de API

In de chat van Union AI is een opgeslagen sjabloon een prompt die je een naam geeft en bewaart, tot 8.000 tekens, één klik verwijderd van een nieuwe chat. Plak de instructies van de GPT erin, eindig met een regel als “De taak:”, en het sjabloon werkt zoals de GPT deed. Er is ook een bibliotheek met honderd prompts per beroep, voor marketing, sales, HR, finance, juridisch, support en meer, en die dekt vaak wat een eenvoudige GPT deed. En de onboarding bouwt uit een kort gesprek over je werk een assistent op maat, met een eigen briefing en suggesties.

Test elke opnieuw gebouwde GPT op drie echte taken van degene die hem het meest gebruikt. De instructies hebben kleine aanpassingen nodig, want een ander model leest dezelfde woorden net iets anders.

Er is nog een reden om dit nu te doen. Het eigen helpcentrum van OpenAI zegt dat het custom GPT’s wil uitfaseren en mensen naar plugins wil overzetten, waarbij het uitfaseren voor de betreffende Enterprise-workspaces gepland staat op 11 december 2026 en andere abonnementen naar verwachting volgen. Je GPT’s verhuizen dit jaar dus hoe dan ook. Ze één keer verhuizen, naar een tool die je zelf kiest, is beter dan twee keer.

Wat verandert er in je AI-beleid?

Je AI-beleid is het document dat medewerkers vertelt welke AI-tools ze mogen gebruiken en welke data erin mag. Het heeft een update nodig, geen herschrijving. Pas vier dingen aan:

1. De goedgekeurde tool. Noem de nieuwe, en zeg welke accounts meetellen (accounts van het bedrijf, geen persoonlijke).
2. De gegevenscategorieën. Controleer of wat het beleid toestaat nog klopt met wat het nieuwe contract dekt. Wil je dat mensen klantdata plakken, lees dan eerst mag je klantgegevens in een AI-chatbot stoppen.
3. Het contract. Teken de verwerkersovereenkomst van de nieuwe aanbieder voordat de pilot begint, niet erna. Een pilot op echt werk is echte verwerking.
4. De einddatum. Schrijf de dag op waarop ChatGPT niet langer een goedgekeurde tool is. Zonder datum blijft de oude tool eeuwig goedgekeurd.

Voor de checklist die je functionaris gegevensbescherming wil zien (verwerkersovereenkomst, subverwerkers, bewaartermijnen, training), zie wat een AI-chatbot AVG-conform maakt. Wees precies over wat de nieuwe aanbieder belooft. Union AI draait alle AI-inferentie op infrastructuur binnen de Europese Unie en traint niet op klantdata, maar bij hosting, database en betalingen zijn bedrijven met een Amerikaans moederbedrijf betrokken, en de lijst met subverwerkers noemt ze allemaal. Zet dat zo in het beleid, niet afgerond naar “er verlaat geen data de EU”.

Hoe lang duurt de overstap? Plan het per week

De planner hieronder maakt van je teamgrootte, je huidige ChatGPT-abonnement en waarvoor je het gebruikt een plan per week. Verander de invoer en kijk welke stappen verschuiven.

De vorm is altijd hetzelfde. Inventarisatie en exportaanvragen in week één, omdat een export een week kan duren. GPT’s en beleid in week twee. Dan pilot, uitrol en opzeggen, met het opzeggen vastgepind op je verlengingsdatum.

Hoe draai je een pilot die de gaten vindt?

Een pilot is een kleine groep die de nieuwe tool twee weken op echt werk gebruikt, voordat de rest volgt. Het doel is niet om te bewijzen dat de nieuwe tool goed is. Het doel is de gaten te vinden zolang ze nog goedkoop te dichten zijn.

Kies ongeveer één op de tien mensen, tussen de drie en vijftien. Kies ze bewust:

• De zwaarste gebruikers. Zij weten precies wat ChatGPT voor ze doet en vinden de gaten snel.
• De eigenaren van custom GPT’s. Zij testen hun eigen opnieuw gebouwde sjablonen.
• Eén luidruchtige scepticus. Is de scepticus tevreden, dan volgt de rest. Zo niet, dan hoor je de bezwaren nu en niet tijdens de personeelsbijeenkomst.

Geef de groep één gedeelde lijst met de titel “hij kan geen X”. Elke regel krijgt een van drie antwoorden: een betere prompt, een andere tier, of een eerlijk “nee, houd een workaround”. Die lijst wordt het trainingsmateriaal voor alle anderen.

Wat verliest je team, en wat houdt het?

Wees hier eerlijk over vóór de uitrol, niet erna. Mensen vergeven een ontbrekende functie waarover ze zijn ingelicht. Een functie die ze zelf moeten ontdekken, vergeven ze niet.

Onderdeel	Na de overstap
Schrijven, herschrijven, e-mail	Blijft werken
Documenten samenvatten en analyseren	Blijft werken, bestanden voeg je per chat toe
Opgeslagen prompts en GPT-instructies	Blijft werken, als sjablonen
Oude gesprekken	Blijven in de export, niet in de nieuwe tool
Beeldgeneratie	Niet beschikbaar in de chat van Union AI
Spraakmodus	Niet beschikbaar in de chat van Union AI
Deep-researchmodus	Niet beschikbaar in de chat van Union AI
Stijl van de antwoorden	Anders: een ander model, andere gewoontes

De laatste regel verdient een zin. Union AI draait open-weight modellen, modellen waarvan de gewichten openbaar zijn, zodat ze op Europese hardware kunnen draaien. Ze zijn goed in dagelijks werk, en ze zijn geen GPT. De opmaak verschilt, sommige antwoorden zijn korter, en een prompt die maandenlang op ChatGPT is afgestemd, heeft misschien een aangepaste regel nodig. Welk model achter elke tier draait, staat op de pagina over AI-transparantie.

Zijn een paar mensen echt afhankelijk van beeldgeneratie of spraak, beslis dan in week één of ze daarvoor een aparte, goedgekeurde tool houden. Een overstap hoeft niet alles of niets te zijn om de moeite waard te zijn.

Hoe ga je om met weerstand van collega’s?

Reken erop, en beantwoord het met details. In bijna elk team komen dezelfde vier bezwaren langs:

• “De antwoorden zijn slechter.” Vraag om de precieze prompt en het precieze antwoord. Meestal is het een verschil in opmaak of een prompt die voor een ander model is geschreven, en is de oplossing één regel. Soms is het een echt gat, en dan gaat het op de lijst.
• “Ik raak mijn geschiedenis kwijt.” Wijs op de export (of op het besluit van de eigenaar van de workspace) en op de vijf of tien prompts en antwoorden die ze vóór de overstap hebben bewaard.
• “Waarom doen we dit?” Geef de echte reden in één zin: waar de data wordt verwerkt, het contract, of de kosten. Geen toespraak over soevereiniteit.
• “Ik houd gewoon mijn eigen ChatGPT.” Dat is de taak van het beleid. Na de einddatum is een persoonlijk ChatGPT-account voor werk weer schaduw-AI, en het beleid zegt dat.

De pilotgroep doet het meeste overtuigingswerk. Een collega die zegt “ik gebruik het voor offertes en het werkt prima” wint het van elke e-mail van IT.

Hoe rol je uit en zeg je ChatGPT op?

Rol per week één team uit. Kleine teams kunnen in één keer. Elke golf krijgt een sessie van twintig minuten op basis van de lijst uit de pilot: waar de sjablonen staan, welke tier je voor welke taak kiest, en wat de tool niet doet.

Zeg daarna op, in de goede volgorde:

1. Controleer eerst de verlengingsdatum en de factuurperiode. Bij ChatGPT Business zegt het facturatieartikel van OpenAI dat het verlagen van het aantal plekken ingaat bij het begin van de volgende factuurperiode, en dat plekken op een jaarabonnement vastliggen tot het einde van de looptijd. Plan terug vanaf die datum.
2. Regel de data in de workspace. Beslis als organisatie wat er met de Business-workspace gebeurt voordat de eigenaar opzegt.
3. Zeg op. De eigenaar van de workspace zegt op via Workspace settings, Billing, Manage plan. Mensen op een persoonlijk abonnement zeggen hun eigen abonnement op, en het bedrijf stopt met vergoeden.
4. Haal de oude tool uit het beleid op de einddatum die je hebt opgeschreven.

Aan de kant van Union AI is de chat één abonnement van € 13 per maand exclusief btw, maandelijks gefactureerd, of € 11 per maand als je een jaar vooruit betaalt, en extra gebruikers kosten € 10 per collega. De eerste 5 berichten zijn gratis en er is geen creditcard nodig, dus de pilotgroep kan beginnen voordat iemand iets tekent. De volledige lijst, inclusief de add-ons, staat op de prijzenpagina, en een vergelijking in euro’s staat in AI-chatbotprijzen vergeleken.

En de API van ChatGPT?

Roept je team ook de API van OpenAI aan vanuit eigen software, dan is dat een aparte en kleinere klus. De API van Union AI is OpenAI-compatibel, dus je verandert de base URL, de API-key en de modelnaam, en de officiële OpenAI-SDK’s blijven werken. De volledige uitleg, inclusief wat niet mee overgaat en hoe je test voordat je omschakelt, staat in een OpenAI-compatibele API overzetten in drie regels.

Doe het parallel aan de pilot. De API wordt apart van de chat gefactureerd, per token van vooraf betaald tegoed, dus hij heeft een eigen klein budget en een eigen eigenaar nodig. Al het andere in deze gids gaat over mensen. Dit deel gaat over twintig testrequests en een configuratiewijziging.