AVG-conforme AI-chatbot: dit check je vóór je koopt

Een AVG-conforme AI-chatbot is er een die je kunt gebruiken onder een getekende verwerkersovereenkomst, met een gepubliceerde lijst met subverwerkers, een schriftelijke belofte dat er niet op je invoer wordt getraind, een vastgelegde bewaartermijn en een benoemd doorgiftemechanisme voor elke partij buiten de EU. Geen leverancier is in zijn eentje compliant: de AVG (GDPR) gaat over jouw verwerking, niet over hun product. Het werk vóór de aankoop is dus controleren of de leverancier je elk onderdeel geeft dat je nodig hebt om je eigen verwerking rechtmatig te maken, op papier.

Dit artikel is die controle, punt voor punt, met de ernst erbij. Bij elke regel zeggen we ook hoe Union AI die beantwoordt, inclusief de twee regels waar we tekortschieten.

Wat maakt een AI-chatbot AVG-conform voor bedrijven?

De afspraken, niet de tool. Plakt je team een e-mail van een klant in een chatbot, dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke voor die persoonsgegevens en is de leverancier je verwerker. De AVG vraagt je dan een verwerker te kiezen die “afdoende garanties” biedt, en de relatie in een contract vast te leggen.

Daarom kan hetzelfde model voor het ene bedrijf prima zijn en voor het volgende een probleem. De consumentenapp en de zakelijke versie van een groot AI-product draaien vaak hetzelfde model onder heel andere voorwaarden. Dat verschil behandelden we in voldoet ChatGPT aan de AVG voor bedrijfsdata. Dit artikel is de volgende stap: je hebt besloten een zakelijke tool te kopen en je wilt weten wat je moet vragen.

De leverancier kan je niet compliant maken. Hij kan je alleen de onderdelen aanreiken, of niet. Jouw taak is controleren dat er geen ontbreekt.

De checklist hieronder heeft vijftien regels. Vier zijn kritiek: zonder die regels houd je persoonsgegevens er helemaal buiten. Vijf zijn belangrijk. Zes zijn nuttig en geven vaak de doorslag tussen twee verder gelijkwaardige leveranciers.

Biedt de leverancier een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28?

Dit is de eerste vraag, en de enige die het gesprek in zijn eentje kan beëindigen. Artikel 28 van de AVG eist dat verwerking door een verwerker wordt geregeld in een contract dat onder meer vastlegt dat de verwerker:

1. alleen handelt op jouw gedocumenteerde instructies, ook bij doorgifte buiten de EU,
2. zijn personeel aan geheimhouding bindt,
3. de beveiligingsmaatregelen van artikel 32 neemt,
4. de regels volgt voor het inschakelen van andere verwerkers,
5. je helpt bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen,
6. je helpt bij beveiliging, het melden van datalekken en DPIA’s,
7. de data verwijdert of teruggeeft als de dienst stopt,
8. je de informatie geeft die je nodig hebt om naleving aan te tonen, en audits toestaat.

Heeft een leverancier van een AI-chatbot geen verwerkersovereenkomst, dan valt hij af voor alles behalve openbaar materiaal. Komt de overeenkomst pas na drie salesgesprekken tevoorschijn, dan is dat ook een signaal. De Richtsnoeren 07/2020 over verwerkingsverantwoordelijke en verwerker van het Europees Comité voor gegevensbescherming (EDPB) zijn het naslagwerk als je wilt weten wat “afdoende garanties” in de praktijk betekent.

Hoe Union AI antwoordt: de pagina over de verwerkersovereenkomst publiceert een samenvatting van onze overeenkomst, met rollen, subverwerkers, doorgifte, beveiliging, datalekken en audits. De tekst om te tekenen sturen we op verzoek per e-mail, omdat die nog juridisch wordt nagekeken en we liever geen verouderd bestand laten rondgaan. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor wat er in je prompts staat; wij zijn de verwerker.

Zie je elke subverwerker, met regio en rechtspersoon?

Een subverwerker is elke partij die je leverancier inhuurt en die met je data in aanraking komt: de cloudprovider die het model draait, de database, de betaalprovider, de e-maildienst. Volgens artikel 28, lid 2, mag je leverancier die alleen inzetten met jouw toestemming, en is die toestemming algemeen, dan moet hij je over wijzigingen informeren zodat je bezwaar kunt maken.

Het EDPB scherpte dit aan in Advies 22/2024, aangenomen in oktober 2024. De conclusie: verwerkingsverantwoordelijken moeten de identiteit van alle verwerkers en subverwerkers in de keten te allen tijde direct beschikbaar hebben, wat het risico van de verwerking ook is. Met andere woorden: een vaag “we werken met betrouwbare cloudpartners” is niet genoeg.

Wat een goede lijst met subverwerkers laat zien

• De rechtspersoon, niet alleen een merknaam. “AWS” is een merk; welk bedrijf het contract tekende, is het nuttige feit.
• De verwerkingsregio van elke partij.
• De rol: wat die partij doet, en liefst ook wat ze kan zien.
• Het land van het moederbedrijf, want jurisdictie volgt het bedrijf, niet de kabel.

Vooraankondiging van wijzigingen en het recht van bezwaar

Vraag hoeveel tijd je vooraf krijgt voordat er een nieuwe subverwerker bijkomt, en wat er gebeurt als je bezwaar maakt. Zonder uitweg is een recht van bezwaar versiering.

Hoe Union AI antwoordt: onze pagina met subverwerkers noemt vijf regels: Scaleway voor AI-inferentie en voor transactionele e-mail, Cloudflare voor hosting en CDN, Neon (Databricks) voor de database in een EU-regio, en Stripe voor betalingen via Stripe Payments Europe in Ierland. Per partij staat het land van de rechtspersoon erbij, en wat elke laag van je prompt kan zien. De verwerkersovereenkomst belooft wijzigingen minstens 30 dagen vooraf aan te kondigen. Maak je bezwaar en lossen we het niet op, dan mag je de overeenkomst beëindigen en krijg je ongebruikt vooraf betaald API-tegoed terug.

Waar draait de inferentie, en wie is eigenaar van het bedrijf?

Twee vragen die leveranciers graag tot één samenvoegen. Dataresidentie is waar de machine staat. Jurisdictie is welke overheid het bedrijf dat de machine beheert iets kan opleggen. Een Europees datacenter van een dochter van een Amerikaans bedrijf blijft bereikbaar voor Amerikaans recht. Daarover gaat ons artikel over de Amerikaanse CLOUD Act en data die in de EU wordt gehost.

Bij een AI-chatbot doet één regel het meest ertoe: inferentie, het moment waarop het model je prompt leest en het antwoord schrijft. Die machine heeft je tekst leesbaar in het geheugen. Opslag in Frankfurt zegt weinig als de inferentie in Virginia plaatsvindt. Het hele pad van een verzoek lopen we stap voor stap door in waar je prompts heen gaan: dataresidentie voor AI in de EU.

Vraag	Zwak antwoord	Sterk antwoord
Waar draait de inferentie?	“Wereldwijde infrastructuur”	Een benoemde regio binnen de EU
Wie beheert die?	Een merknaam	Een rechtspersoon en zijn land
Welke moederbedrijven zitten buiten de EU?	Niet genoemd	Opgesomd, met wat ze kunnen zien
Wat wordt er over de rest beweerd?	“Je data verlaat de EU nooit”	Precies welke delen in de EU zitten en welke niet

Hoe Union AI antwoordt: alle AI-inferentie draait bij Scaleway, een Europees bedrijf, op infrastructuur binnen de Europese Unie. Prompts en output gaan nooit naar de Verenigde Staten of China. Hosting draait in de EU-regio van Cloudflare en de database in een EU-regio. Drie partijen in onze keten (Cloudflare, Neon en Stripe) hebben een Amerikaans moederbedrijf, en de volledige lijst met regio's en entiteiten staat op onze pagina met subverwerkers.

Welk doorgiftemechanisme dekt de delen buiten de EU?

De AVG eist niet dat data in de EU blijft. Ze eist een geldige grondslag voor elke doorgifte naar buiten. De gebruikelijke drie:

• Een adequaatheidsbesluit voor het land van bestemming.
• Het EU-VS Data Privacy Framework, het adequaatheidsbesluit dat de Europese Commissie op 10 juli 2023 aannam. Het geldt alleen voor Amerikaanse bedrijven die zich erbij hebben aangesloten.
• Standaardcontractbepalingen (SCC’s), de modelbepalingen van de Commissie, meestal met een doorgiftetoets (transfer impact assessment).

Vraag de leverancier welke van toepassing is op elke partij buiten de EU, of op elke EU-partij met een buitenlands moederbedrijf. “Wij zijn AVG-compliant” is geen antwoord op die vraag.

Hoe Union AI antwoordt: de verwerkersovereenkomst vermeldt dat de standaardcontractbepalingen van de Commissie gelden voor de hosting-, database- en betaalproviders met een Amerikaans moederbedrijf, samen met de aanvullende maatregelen die die partijen nemen. Er staat ook zonder omwegen in dat we niet beweren dat dit elke vraag over jurisdictie beslecht.

Wordt de AI getraind op je invoer?

Deze regel is kritiek om een reden die je makkelijk over het hoofd ziet. Trainen op je prompts is niet alleen een risico op een lek. Het verandert het doel van de verwerking, en doelbinding is een van de kernbeginselen van de AVG. Wordt de e-mail van je klant trainingsdata, dan moet je dat doel in je eigen privacyverklaring uitleggen, en dat kun je waarschijnlijk niet.

Kijk op drie plekken: de algemene voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en elke clausule over “productverbetering”. Zoek op “trainen”, “verbeteren” en “verbetering van de dienst”, en lees elke treffer. De belofte moet in het contract staan dat je tekent.

Hoe Union AI antwoordt: de modellen draaien onder ons beheer en worden niet getraind op klantdata. De privacyverklaring voegt eraan toe dat we de inhoud van je prompts en antwoorden niet gebruiken om modellen te trainen of te verbeteren, en dat we die niet verkopen of delen. We trainen ook geen eigen basismodel: we draaien gepubliceerde open-weight modellen. Volgens de maatstaf hierboven wil je die belofte in de overeenkomst die je tekent, dus vraag er daar om, ook bij ons.

Hoe lang worden prompts, antwoorden en logs bewaard?

Bij bewaartermijnen vallen vage leveranciers door de mand. Het beginsel van opslagbeperking in de AVG betekent dat data niet langer mag worden bewaard dan nodig is voor het doel, dus je hebt per soort data een getal nodig, geen algemene belofte.

De drie dingen om naar te vragen

1. Prompts en antwoorden. Worden ze überhaupt bewaard? Hoe lang? Worden ze gebruikt om misbruik op te sporen, en wie kan ze lezen?
2. Requestlogs en metadata. Tijdstempels, aantallen tokens, IP-adressen. Metadata zijn ook persoonsgegevens zodra ze aan een account gekoppeld zijn.
3. Verwijdering. Wat gebeurt er als je een gesprek verwijdert, je account opheft of het contract beëindigt? Artikel 28, lid 3, onder g, eist verwijdering of teruggave aan het eind.

Hoe Union AI antwoordt: de privacyverklaring geeft per soort data een termijn. Prompts en antwoorden staan tijdens de verwerking van een verzoek alleen in het geheugen en worden niet opgeslagen. Aantallen tokens, tier, tijdstempel, duur en foutcode per verzoek bewaren we 13 maanden, voor de afrekening en voor storingen. Reroute-events bewaren we 13 maanden, waar mogelijk los van je account. IP-adres en user agent bij het inloggen bewaren we 90 dagen. Financiële administratie blijft zeven jaar staan, omdat de belastingwet dat voorschrijft. De chat toont ook je eerdere gesprekken, zodat je een draad weer kunt oppakken, en je kunt zelf een gesprek verwijderen. Telt de chatgeschiedenis mee in je eigen beoordeling, vraag ons dan om de details op papier, zoals je bij elke leverancier zou doen.

Welke beveiligingscertificeringen moet een leverancier van een AI-chatbot hebben?

ISO 27001 is een internationale norm voor een managementsysteem voor informatiebeveiliging, gecertificeerd door een externe auditor. SOC 2 is een auditrapport over beveiligingsmaatregelen, gangbaar bij Amerikaanse leveranciers. De AVG eist geen van beide. Allebei zijn ze nuttig bewijs dat de beveiligingsclaims van een leverancier zijn gecontroleerd door iemand anders dan de leverancier zelf.

Let op twee dingen. Ten eerste: van wie is het certificaat? Een leverancier die op een gecertificeerde cloudprovider draait, is zelf niet gecertificeerd. Ten tweede: wat valt eronder? Een certificaat dat het kantoornetwerk dekt maar niet het productiesysteem, bewijst weinig.

Hoe Union AI antwoordt: eerlijk gezegd hebben we geen van beide. We hebben vandaag geen ISO 27001-certificaat en geen SOC 2-rapport. Wat we wel publiceren, in de verwerkersovereenkomst, is de lijst met maatregelen: versleuteling tijdens transport en in opslag, toegang op basis van need-to-know, API-keys die alleen als hash worden opgeslagen, geheimen in een key vault in plaats van in code, en databaseback-ups die periodiek worden getest. De verwerkersovereenkomst geeft je ook een jaarlijkse audit door een onafhankelijke partij, of onze rapportage op verzoek. Eist je inkoopbeleid een certificaat, dan is dat een echt gat. Weeg het ook zo.

Helpt de leverancier bij DPIA’s, datalekken en verzoeken van betrokkenen?

Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is verplicht onder artikel 35 als de verwerking waarschijnlijk een hoog risico voor mensen oplevert. Bij een AI-chatbot hangt dat meestal af van wat je erin stopt, niet van de chatbot. Openbare rapporten samenvatten is laag risico. Sollicitaties schiften is dat niet. Ons artikel over de vraag of je klantgegevens in een AI-chatbot mag zetten loopt die beslissing door voor jouw kant van de afspraak.

Wat je van de leverancier nodig hebt, is medewerking: feiten voor de DPIA, snelle meldingen van datalekken zodat je je eigen termijn van 72 uur haalt, en hulp als een klant vraagt wat er met zijn gegevens is gebeurd.

Hoe Union AI antwoordt: de verwerkersovereenkomst belooft je bij een datalek zonder onnodige vertraging te informeren, met wat je nodig hebt voor je eigen melding, en je te helpen bij verzoeken van betrokkenen, een DPIA en vragen van de toezichthouder, voor zover dat redelijkerwijs van een verwerker kan worden gevraagd.

Wat voegt de AI-verordening toe?

Voor een koper minder dan mensen vrezen. De transparantieverplichtingen in artikel 50 van de AI-verordening (AI Act) gelden vanaf 2 augustus 2026. Zet je een systeem in dat met mensen praat, dan moeten ze weten dat ze met een machine praten. De toelichting van de Europese Commissie op artikel 50 zegt dat dit duidelijk moet gebeuren, vanaf de eerste interactie.

Voor de keuze van een leverancier is de praktische vraag simpel: vertelt de leverancier je welk model je draait, zodat je dat kunt doorgeven?

Hoe Union AI antwoordt: onze pagina over AI-transparantie noemt het open-weight model en de licentie achter elke tier en publiceert de systeemprompt van de chat volledig.

Union AI naast de checklist

Hier het volledige beeld in één tabel. Vink dezelfde vakjes aan in de checklist hierboven met de knop “Vul Union AI in” en je krijgt hetzelfde resultaat.

Controle	Ernst	Union AI
Verwerkersovereenkomst volgens artikel 28	Kritiek	Ja, samenvatting gepubliceerd, tekst om te tekenen op verzoek
Geen training op invoer	Kritiek	Ja, op de pagina met subverwerkers en in de privacyverklaring
Volledige lijst met subverwerkers	Kritiek	Ja, vijf regels met rol, regio en rechtspersoon
Doorgiftemechanisme benoemd	Kritiek	Ja, SCC’s voor de partijen met een Amerikaans moederbedrijf
Vooraankondiging van wijzigingen, recht van bezwaar	Belangrijk	Ja, 30 dagen, met recht op beëindiging
Inferentie binnen de EU	Belangrijk	Ja
Bewaartermijn per soort data	Belangrijk	Ja, zie de privacyverklaring
Verwijdering aan het eind	Belangrijk	Ja, behalve wettelijk verplichte financiële administratie
Melding van datalekken	Belangrijk	Ja
Logs gedocumenteerd	Nuttig	Ja, 13 maanden voor metadata van verzoeken
Auditrechten	Nuttig	Ja, jaarlijkse onafhankelijke audit of rapportage
Hulp bij DPIA en verzoeken	Nuttig	Ja
ISO 27001 of SOC 2	Nuttig	Nee
Transparantie volgens de AI-verordening	Nuttig	Ja
Geen moederbedrijf buiten de EU in de keten	Nuttig	Nee, drie Amerikaanse moederbedrijven

Het chatabonnement kost € 13 per maand, of € 11 per maand bij jaarlijkse betaling, met 2.000 berichten inbegrepen; de details staan op de prijzenpagina. Vergelijk je ons met anderen, dan legt de gerangschikte lijst met Europese AI-chatbots dezelfde soort toets aan over de hele markt. En haal je een team weg bij een consumententool, dan behandelt je team laten overstappen van ChatGPT de uitrol.

Zo doe je deze controle in één middag

1. Open de verwerkersovereenkomst van de leverancier. Geen overeenkomst, geen persoonsgegevens. Klaar.
2. Open de lijst met subverwerkers. Tel de rechtspersonen, de regio’s en de moederbedrijven buiten de EU.
3. Doorzoek de voorwaarden op “trainen”. Lees elke treffer.
4. Zoek de tabel met bewaartermijnen. Eén termijn per soort data, of vraag erom.
5. Vraag naar certificaten en audits. Van wie is het certificaat, wat valt eronder.
6. Schrijf je eigen alinea voor de privacyverklaring. Kun je de verwerking niet eerlijk in drie zinnen beschrijven, dan heeft de leverancier je te weinig gegeven.

Doe het ook bij ons. Een leverancier die zeker is van zijn antwoorden, is blij dat je het vraagt.