Quitter ChatGPT : guide de migration pour ton équipe

Pour faire quitter ChatGPT à ton équipe, traite ça comme un petit projet de conduite du changement, pas comme l’installation d’un logiciel. Fais l’inventaire de qui utilise ChatGPT et pour quoi, exporte l’historique dont tu as besoin, transfère les instructions des GPT personnalisés dans des prompts enregistrés, mets à jour ta charte d’utilisation de l’IA, lance un pilote avec une poignée de personnes, déploie par vagues et résilie ChatGPT à ta date de renouvellement. Pour une équipe de dix à cinquante personnes, ça prend quatre à sept semaines, et la partie API, si tu en as une, se règle en trois lignes.

La difficulté n’est pas technique. Ce sont les quarante collègues qui aimaient l’ancien outil et les trois GPT personnalisés que personne n’a documentés. Ce guide couvre les deux.

Cet article part du principe que ta décision est prise. Si tu compares encore les options, commence par l’alternative européenne à ChatGPT ou le classement des meilleurs chatbots IA européens, et reviens quand tu as choisi.

Pourquoi les équipes restent-elles bloquées sur ChatGPT ?

Parce que la décision est facile et le déménagement, non. La plupart des équipes qui veulent quitter ChatGPT ont une raison claire : les données partent chez un fournisseur américain, le service juridique s’interroge sur le RGPD et les données de l’entreprise, ou la facture a grossi à chaque nouveau siège. Et puis rien ne se passe pendant six mois.

Trois choses bloquent en général :

• Personne ne sait ce qui est utilisé. ChatGPT s’est répandu dans l’entreprise un compte personnel à la fois. Personne n’a la liste de qui l’utilise, pour quoi, ni des GPT personnalisés que l’équipe commerciale a créés au printemps dernier.
• Les gens ont peur de perdre leur historique. Des mois de conversations donnent l’impression d’une armoire à dossiers, même quand personne ne l’ouvre.
• Personne ne pilote le changement. L’IT pense que c’est une question de règles internes, le juridique pense que c’est une question d’IT, et la date de renouvellement passe en silence.

La solution : donner au changement un responsable et un calendrier. Tout ce qui suit est une étape de ce calendrier.

Par où commencer ? Fais l’inventaire des usages de ChatGPT

Commence par un inventaire : une simple liste de qui utilise ChatGPT, avec quelle offre, pour quelles tâches, et avec quels GPT personnalisés ou fichiers. Sans elle, tu ne sais pas ce que le nouvel outil doit couvrir, et tu le découvriras en semaine cinq.

Pour une équipe de moins de dix personnes, une discussion de dix minutes suffit. Au-delà, envoie un formulaire de cinq questions :

1. Quel compte ChatGPT utilises-tu pour le travail : celui de l’entreprise, un compte personnel, ou les deux ?
2. Quelles sont les trois tâches pour lesquelles tu t’en sers le plus ?
3. Quels GPT personnalisés utilises-tu, et qui les a créés ?
4. Envoies-tu des fichiers ? De quel type ?
5. Utilises-tu la génération d’images, la voix ou la recherche approfondie ?

La deuxième question est la plus importante. Dans la plupart des équipes, les réponses tournent autour des cinq mêmes tâches : rédiger des e-mails, reformuler du texte, résumer des documents, répondre à des questions et un peu d’analyse. C’est une bonne nouvelle, parce que tout ça passe sur n’importe quel chatbot correct.

Les comptes personnels comptent aussi. Si des gens utilisent ChatGPT avec leur propre offre Plus, c’est de la shadow AI, et elle doit faire partie du changement, pas continuer à tourner à côté. Nous avons expliqué pourquoi ça arrive dans interdit d’utiliser ChatGPT au travail.

Comment exporter tes données ChatGPT ?

Avec une offre individuelle, tu exportes depuis ChatGPT lui-même. D’après l’article d’aide d’OpenAI sur l’export de l’historique ChatGPT, les étapes sont les suivantes :

1. Connecte-toi et ouvre le menu de ton profil.
2. Va dans Settings (les paramètres), puis Data controls (le contrôle des données).
3. Sous Export data, choisis Export, puis Confirm export pour confirmer.

OpenAI envoie un e-mail quand l’export est prêt. Ça peut prendre jusqu’à 7 jours, et le lien de téléchargement expire 24 heures après sa réception, alors dis aux gens de surveiller leur boîte mail. Le fichier ZIP contient ton historique de conversations et d’autres données du compte. Il ne peut pas faire revenir les conversations que tu as déjà supprimées.

Si tu utilises un espace de travail ChatGPT Business, Enterprise ou ChatGPT for Healthcare, contacte le propriétaire de ton espace de travail au sujet de l’accès aux données géré par l’organisation. L’export en libre-service n’est pas disponible dans ces espaces de travail.

Ce passage du même article prend beaucoup d’équipes de court. L’export depuis les paramètres fonctionne pour les comptes Free, Go, Plus, Pro et les comptes Edu éligibles. Dans un espace de travail Business, l’accès aux données est géré par l’organisation, pas par chaque membre. Donc si ton entreprise paie ChatGPT Business, c’est à l’organisation de décider ce qu’il faut garder avant que quiconque résilie quoi que ce soit.

As-tu vraiment besoin de l’historique ?

Sans doute moins que tu ne le penses. Un export est une archive, pas quelque chose qu’un autre chatbot charge sous forme de conversations actives, et Union AI n’importe pas l’historique ChatGPT. Ce que les gens réutilisent vraiment est limité : un prompt qui marche, un modèle de réponse client, une réponse de référence vérifiée une fois. Demande à chacun d’enregistrer ces cinq ou dix éléments sous forme de texte. Garde l’export complet, si tu en as un, quelque part où on peut le fouiller, pour les rares fois où quelqu’un en a besoin.

Manipule le fichier d’export avec soin. Il contient tout ce que les gens ont jamais collé, y compris peut-être des données clients que tu préférerais ne pas voir traîner dans un dossier de téléchargements.

Comment transférer tes GPT personnalisés vers une IA européenne ?

Tu transfères le contenu, pas le GPT. Un GPT personnalisé ne tourne que dans ChatGPT, mais tout ce qui le rend utile, c’est du texte et des fichiers que tu peux copier. Ouvre chaque GPT dans l’éditeur et copie ses champs. La documentation d’OpenAI sur le GPT builder liste les éléments qui composent un GPT, et chacun a une destination :

Champ du GPT	Ce qu’il fait	Où il va dans Union AI
Instructions	Le comportement du GPT	Un modèle enregistré, ou le brief de ton assistant sur mesure
Amorces de conversation	Des exemples de premiers prompts	Des modèles enregistrés, un par amorce
Fichiers de connaissances	Documents de référence	Le module Company knowledge, joints à chaque chat, ou choisis dans Google Drive ou OneDrive
Capacités	Recherche web, génération d’images	Recherche web : l’interrupteur Search dans le chat, avec sources numérotées. Génération d’images : pas d’équivalent
Actions et applications	Appels à des API externes	À construire plutôt sur l’API

Dans le chat Union AI, un modèle enregistré est un prompt que tu nommes et conserves, jusqu’à 8 000 caractères, à un clic d’un nouveau chat. Colle-y les instructions du GPT, termine par une ligne comme « La tâche : », et le modèle fonctionne comme le GPT. Il existe aussi une bibliothèque d’une centaine de prompts par métier, pour le marketing, la vente, les RH, la finance, le juridique, le support et d’autres, qui couvre souvent ce que faisait un GPT simple. Et l’accueil crée un assistant sur mesure à partir d’une courte conversation sur ton travail, avec son propre brief et ses suggestions.

Teste chaque GPT reconstruit sur trois vraies tâches de la personne qui s’en sert le plus. Les instructions demanderont de petites retouches, parce qu’un autre modèle lit les mêmes mots un peu différemment.

Il y a une deuxième raison de le faire maintenant. Le centre d’aide d’OpenAI indique qu’OpenAI prévoit de retirer les GPT personnalisés et de faire passer les utilisateurs aux plugins, avec un retrait prévu le 11 décembre 2026 pour les espaces de travail Enterprise concernés, les autres offres devant suivre. Tes GPT vont donc déménager cette année quoi qu’il arrive. Les déplacer une fois, vers un outil que tu as choisi, vaut mieux que de les déplacer deux fois.

Que faut-il changer dans ta charte d’utilisation de l’IA ?

Ta charte d’utilisation de l’IA est le document qui dit aux salariés quels outils d’IA ils peuvent utiliser et quelles données peuvent y entrer. Elle a besoin d’une mise à jour, pas d’une réécriture. Change quatre choses :

1. L’outil autorisé. Nomme le nouveau, et précise quels comptes comptent (les comptes de l’entreprise, pas les comptes personnels).
2. Les catégories de données. Vérifie que ce que la charte autorise correspond toujours à ce que couvre le nouveau contrat. Si tu veux que les gens collent des données clients, lis d’abord peut-on mettre des données clients dans un chatbot IA.
3. Le contrat. Signe l’accord de traitement des données du nouveau fournisseur avant le début du pilote, pas après. Un pilote sur du vrai travail, c’est un vrai traitement.
4. La date de fin. Écris le jour où ChatGPT cesse d’être un outil autorisé. Sans date, l’ancien outil reste autorisé pour toujours.

Pour la liste de contrôle que voudra ton délégué à la protection des données (accord de traitement, sous-traitants ultérieurs, conservation, entraînement), lis ce qui rend un chatbot IA conforme au RGPD. Sois précis sur ce qu’affirme le nouveau fournisseur. Union AI fait tourner toute l’inférence IA sur une infrastructure située dans l’Union européenne et ne s’entraîne pas sur les données des clients, mais l’hébergement, la base de données et les paiements font intervenir des entreprises à maison mère américaine, et la liste des sous-traitants ultérieurs les nomme une par une. Écris-le tel quel dans la charte, sans l’arrondir en « aucune donnée ne quitte l’UE ».

Combien de temps prend le changement ? Planifie semaine par semaine

Le planificateur ci-dessous transforme la taille de ton équipe, ton offre ChatGPT actuelle et tes usages en un plan semaine par semaine. Change les paramètres et regarde quelles étapes bougent.

La forme est toujours la même. Inventaire et demandes d’export en semaine un, parce que les exports peuvent prendre une semaine. GPT et charte en semaine deux. Puis pilote, déploiement et résiliation, avec la résiliation calée sur ta date de renouvellement.

Comment mener un pilote qui révèle les manques ?

Un pilote, c’est un petit groupe qui utilise le nouvel outil sur du vrai travail pendant deux semaines avant tout le monde. Son rôle n’est pas de prouver que le nouvel outil est bon. Son rôle est de trouver les manques tant qu’ils coûtent peu à corriger.

Prends environ une personne sur dix, entre trois et quinze. Choisis-les délibérément :

• Les plus gros utilisateurs. Ils savent en détail ce que ChatGPT fait pour eux et trouveront vite les manques.
• Les créateurs de GPT personnalisés. Ils testent leurs propres modèles reconstruits.
• Un sceptique qui se fait entendre. Si le sceptique est convaincu, les autres suivront. Sinon, tu entends ses objections maintenant plutôt qu’en réunion plénière.

Donne au groupe une seule liste partagée intitulée « il ne sait pas faire X ». Chaque entrée reçoit l’une de trois réponses : un meilleur prompt, un autre niveau, ou un « non » honnête, avec une solution de contournement. Cette liste devient le support de formation pour tous les autres.

Que perd ton équipe, et que garde-t-elle ?

Sois honnête là-dessus avant le déploiement, pas après. Les gens pardonnent une fonctionnalité manquante qu’on leur a annoncée. Ils ne pardonnent pas celle qu’ils découvrent.

Domaine	Après le changement
Rédaction, reformulation, e-mails	Fonctionne toujours
Résumé et analyse de documents	Fonctionne toujours, les fichiers se joignent à chaque chat
Prompts enregistrés et instructions des GPT	Fonctionnent toujours, sous forme de modèles
Anciennes conversations	Restent dans l’export, pas dans le nouvel outil
Génération d’images	Absente du chat Union AI
Mode vocal	Absent du chat Union AI
Mode de recherche approfondie	Absent du chat Union AI
Style des réponses	Différent : un autre modèle, d’autres habitudes

La dernière ligne mérite une phrase. Union AI fait tourner des modèles open-weight, des modèles dont les poids sont publiés pour pouvoir tourner sur du matériel européen. Ils sont bons pour le travail du quotidien, et ce ne sont pas des GPT. Les habitudes de mise en forme diffèrent, certaines réponses sont plus courtes, et un prompt peaufiné pendant des mois pour ChatGPT peut demander de changer une ligne. Le modèle qui tourne derrière chaque niveau est indiqué sur la page de transparence de l’IA.

Si quelques personnes dépendent vraiment de la génération d’images ou de la voix, décide en semaine un si elles gardent un outil séparé et autorisé pour ça. Un changement n’a pas besoin d’être tout ou rien pour valoir la peine.

Comment gérer les réticences des collègues ?

Attends-toi à en rencontrer, et réponds avec du concret. Les quatre mêmes objections reviennent dans presque toutes les équipes :

• « Les réponses sont moins bonnes. » Demande le prompt exact et la réponse exacte. En général, c’est une différence de mise en forme ou un prompt écrit pour un autre modèle, et une ligne suffit à corriger. Parfois, c’est un vrai manque, et il va sur la liste.
• « Je vais perdre mon historique. » Renvoie à l’export (ou à la décision du propriétaire de l’espace de travail) et aux cinq ou dix prompts et réponses enregistrés avant le changement.
• « Pourquoi on fait ça ? » Donne la vraie raison en une phrase : l’endroit où les données sont traitées, le contrat, ou le coût. Pas un discours sur la souveraineté.
• « Je vais garder mon propre ChatGPT. » C’est le rôle de la charte. Après la date de fin, un compte ChatGPT personnel utilisé pour le travail redevient de la shadow AI, et la charte le dit.

C’est le groupe pilote qui fait l’essentiel du travail de persuasion. Un collègue qui dit « je m’en sers pour les propositions commerciales et ça marche » vaut mieux que n’importe quel e-mail de l’IT.

Comment déployer et résilier ChatGPT ?

Déploie une équipe par semaine. Les petites équipes peuvent passer d’un coup. Chaque vague a droit à une session de vingt minutes construite sur la liste du pilote : où sont les modèles, quel niveau choisir pour quelle tâche, et ce que l’outil ne fait pas.

Ensuite, résilie, dans le bon ordre :

1. Vérifie d’abord la date de renouvellement et le cycle de facturation. Pour ChatGPT Business, l’article de facturation d’OpenAI indique que les réductions de sièges prennent effet au début du cycle de facturation suivant, et que les sièges annuels restent engagés jusqu’à la fin de la période. Planifie à rebours à partir de cette date.
2. Règle la question des données de l’espace de travail. Tranche au niveau de l’organisation le sort de l’espace de travail Business avant que le propriétaire ne résilie.
3. Résilie. Le propriétaire de l’espace de travail résilie dans Workspace settings, Billing, Manage plan (paramètres de l’espace de travail, facturation, gestion de l’offre). Les personnes sur une offre individuelle résilient la leur, et l’entreprise cesse de la rembourser.
4. Retire l’ancien outil de la charte à la date de fin que tu as notée.

Côté Union AI, le chat est un abonnement unique à 13 € par mois HT facturé au mois, ou 11 € par mois en payant l’année d’avance, et chaque utilisateur supplémentaire coûte 10 € par collègue. Les 5 premiers messages sont gratuits et sans carte, donc le groupe pilote peut commencer avant que quiconque signe quoi que ce soit. La liste complète, modules compris, est sur la page des tarifs, et une comparaison en euros se trouve dans les prix des chatbots IA comparés.

Et l’API de ChatGPT ?

Si ton équipe appelle aussi l’API d’OpenAI depuis ses propres logiciels, c’est un chantier séparé et plus petit. L’API d’Union AI est compatible OpenAI, donc le changement porte sur l’URL de base, la clé d’API et le nom du modèle, et les SDK officiels d’OpenAI continuent de fonctionner. La marche à suivre complète, y compris ce qui ne se transpose pas et comment tester avant de basculer, est dans changer d’API compatible OpenAI en trois lignes.

Mène-le en parallèle du pilote. L’API est facturée séparément du chat, au token sur un crédit prépayé, donc elle a besoin de son propre petit budget et de son propre responsable. Tout le reste de ce guide parle de personnes. Cette partie-là, c’est vingt requêtes de test et un changement de configuration.