Lasciare ChatGPT: guida al cambio per tutto il team

Per far passare il tuo team da ChatGPT a un’altra AI, trattalo come un piccolo progetto di cambiamento, non come l’installazione di un software. Fai l’inventario di chi usa ChatGPT e per cosa, esporta la cronologia che ti serve, sposta le istruzioni dei GPT personalizzati in prompt salvati, aggiorna la policy d’uso dell’AI, fai un pilota con poche persone, introduci lo strumento a ondate e disdici ChatGPT alla data di rinnovo. Per un team da dieci a cinquanta persone ci vogliono da quattro a sette settimane, e la parte API, se ce l’hai, è una modifica di tre righe.

La parte difficile non è tecnica. Sono i quaranta colleghi a cui piaceva il vecchio strumento e i tre GPT personalizzati che nessuno ha mai messo per iscritto. Questa guida copre entrambe le cose.

Questo articolo dà per scontato che tu abbia già deciso. Se stai ancora confrontando le opzioni, parti da l’alternativa europea a ChatGPT o dalla classifica dei migliori chatbot AI europei, e torna qui quando ne hai scelto uno.

Perché i team si bloccano quando provano a lasciare ChatGPT?

Perché la decisione è facile e il trasloco no. Quasi tutti i team che vogliono lasciare ChatGPT hanno un motivo chiaro: i dati vanno a un fornitore americano, l’ufficio legale ha dubbi sul GDPR e i dati aziendali, oppure il conto è cresciuto a ogni nuovo utente. Poi per sei mesi non succede niente.

Di solito lo bloccano tre cose:

• Nessuno sa cosa si usa. ChatGPT si è diffuso in azienda un account personale alla volta. Nessuno ha una lista di chi lo usa, per cosa, o di quali GPT personalizzati ha creato il reparto commerciale la primavera scorsa.
• Le persone temono di perdere la cronologia. Mesi di conversazioni sembrano un archivio, anche se nessuno le riapre.
• Nessuno è responsabile del cambio. L’IT pensa che sia una questione di policy, l’ufficio legale pensa che sia una questione di IT, e la data di rinnovo passa in silenzio.

La soluzione è dare al cambio un responsabile e un calendario. Tutto quello che segue è un passo di quel calendario.

Da dove parti? Fai l’inventario di come il team usa ChatGPT

Parti da un inventario: una semplice lista di chi usa ChatGPT, con quale piano, per quali compiti e con quali GPT personalizzati o file. Senza, non puoi sapere cosa deve coprire il nuovo strumento, e lo scopri alla quinta settimana.

Per un team sotto le dieci persone basta una chiacchierata di dieci minuti. Sopra, manda un modulo di cinque domande:

1. Quale account ChatGPT usi per lavoro: aziendale, personale o entrambi?
2. Quali sono i tre compiti per cui lo usi di più?
3. Quali GPT personalizzati usi, e chi li ha creati?
4. Carichi file? Di che tipo?
5. Usi la generazione di immagini, la voce o la ricerca approfondita?

La seconda domanda è la più importante. Nella maggior parte dei team le risposte si concentrano sugli stessi cinque compiti: scrivere email, riscrivere testi, riassumere documenti, rispondere a domande e un po’ di analisi leggera. È una buona notizia, perché questi passano a qualsiasi chatbot valido.

Contano anche gli account personali. Se le persone usano ChatGPT con il proprio piano Plus, quella è shadow AI, e deve far parte del cambio, non restare accesa accanto. Abbiamo scritto perché succede in quando non puoi usare ChatGPT al lavoro.

Come esporti i tuoi dati da ChatGPT?

Su un piano personale esporti da ChatGPT stesso. Secondo l’articolo di assistenza di OpenAI sull’esportazione della cronologia di ChatGPT, i passi sono questi:

1. Accedi e apri il menu del profilo.
2. Vai in Settings (le impostazioni), poi in Data controls (i controlli sui dati).
3. Alla voce Export data scegli Export, poi Confirm export per confermare l’esportazione.

OpenAI manda una email quando l’esportazione è pronta. Può volerci fino a 7 giorni, e il link per il download scade 24 ore dopo l’arrivo, quindi di’ alle persone di tenere d’occhio la posta. Il file ZIP contiene la cronologia delle chat e altri dati dell’account. Non può recuperare chat che hai già cancellato.

Lo stesso articolo avverte che chi usa un workspace ChatGPT Business, Enterprise o ChatGPT for Healthcare deve rivolgersi al proprietario del workspace per l’accesso ai dati gestito dall’organizzazione, perché in questi workspace l’esportazione self-service non è disponibile.

Quel passaggio coglie di sorpresa molti team. L’esportazione dalle impostazioni funziona per gli account Free, Go, Plus, Pro e per gli account Edu idonei. In un workspace Business l’accesso ai dati è gestito dall’organizzazione, non da ogni singolo membro. Quindi, se la tua azienda paga ChatGPT Business, decidete come organizzazione cosa vi serve conservare prima che qualcuno disdica qualcosa.

Ti serve davvero la cronologia?

Probabilmente meno di quanto pensi. Un’esportazione è un archivio, non qualcosa che un altro chatbot carica come conversazioni vive, e Union AI non importa la cronologia di ChatGPT. Quello che le persone riusano davvero è poco: un prompt che funziona, un modello di risposta a un cliente, una risposta di riferimento verificata una volta. Chiedi a ciascuno di salvare quelle cinque o dieci cose come testo. L’esportazione completa, se ce l’hai, tienila in un posto dove si possa cercare, per le rare volte in cui a qualcuno serve.

Maneggia il file esportato con attenzione. Contiene tutto quello che le persone hanno mai incollato, compresi forse dati dei clienti che preferiresti non lasciare in una cartella di download.

Come sposti i GPT personalizzati su un’AI europea?

Sposti il contenuto, non il GPT. Un GPT personalizzato funziona solo dentro ChatGPT, ma tutto ciò che lo rende utile è testo e file che puoi copiare. Apri ogni GPT nell’editor e copiane i campi. La documentazione di OpenAI sul GPT builder elenca di cosa è fatto un GPT, e ogni parte ha una destinazione:

Campo del GPT	A cosa serve	Dove va in Union AI
Istruzioni	Come si comporta il GPT	Un modello salvato, o il brief del tuo assistente su misura
Spunti di conversazione	Esempi di primo prompt	Modelli salvati, uno per spunto
File di conoscenza	Documenti di riferimento	Il modulo per la conoscenza aziendale, allegati per chat, oppure scelti da Google Drive o OneDrive
Capacità	Ricerca web, generazione di immagini	Ricerca web: l’interruttore Search nella chat, con fonti numerate. Generazione di immagini: nessun equivalente
Azioni e app	Chiamate ad API esterne	Costruiscile invece sull’API

Nella chat di Union AI un modello salvato è un prompt a cui dai un nome e che conservi, fino a 8.000 caratteri, a un clic da una nuova chat. Incollaci le istruzioni del GPT, chiudi con una riga come “Il compito:”, e il modello funziona come funzionava il GPT. C’è anche una libreria di cento prompt per professione, per marketing, vendite, risorse umane, finanza, legale, assistenza clienti e altro, che spesso copre quello che faceva un GPT semplice. E l’onboarding costruisce un assistente su misura a partire da una breve conversazione sul tuo lavoro, con un suo brief e i suoi suggerimenti.

Prova ogni GPT ricostruito su tre compiti reali della persona che lo usa di più. Le istruzioni avranno bisogno di piccole modifiche, perché un modello diverso legge le stesse parole in modo leggermente diverso.

C’è un secondo motivo per farlo adesso. Il centro assistenza di OpenAI dice che l’azienda intende ritirare i GPT personalizzati e spostare gli utenti sui plugin, con il ritiro per i workspace Enterprise interessati previsto per l’11 dicembre 2026 e gli altri piani attesi a seguire. Quindi quest’anno i tuoi GPT si spostano comunque da qualche parte. Spostarli una volta sola, verso uno strumento che hai scelto tu, è meglio che spostarli due volte.

Cosa cambia nella policy d’uso dell’AI?

La policy d’uso dell’AI è il documento che dice al personale quali strumenti AI può usare e quali dati ci possono entrare. Va aggiornata, non riscritta. Cambia quattro cose:

1. Lo strumento approvato. Indica quello nuovo, e specifica quali account valgono (quelli aziendali, non quelli personali).
2. Le categorie di dati. Verifica che quello che la policy consente corrisponda ancora a quello che copre il nuovo contratto. Se vuoi che le persone incollino dati dei clienti, leggi prima si possono mettere dati dei clienti in un chatbot AI?.
3. Il contratto. Firma l’accordo sul trattamento dei dati del nuovo fornitore prima che parta il pilota, non dopo. Un pilota su lavoro reale è un trattamento reale.
4. La data di fine. Scrivi il giorno in cui ChatGPT smette di essere uno strumento approvato. Senza una data, il vecchio strumento resta approvato per sempre.

Per la checklist che vorrà il tuo responsabile della protezione dei dati (accordo sul trattamento, sub-responsabili, conservazione, addestramento), leggi cosa rende un chatbot AI conforme al GDPR. Sii preciso su cosa dichiara il nuovo fornitore. Union AI fa girare tutta l’inferenza AI su infrastruttura dentro l’Unione europea e non si addestra sui dati dei clienti, ma hosting, database e pagamenti coinvolgono aziende con capogruppo statunitensi, e l’elenco dei sub-responsabili le nomina una per una. Scrivilo nella policy così com’è, non arrotondato a “nessun dato lascia l’UE”.

Quanto dura il cambio? Pianificalo settimana per settimana

Lo strumento qui sotto trasforma la dimensione del tuo team, il tuo piano ChatGPT attuale e l’uso che ne fate in un piano settimana per settimana. Cambia i dati e guarda quali passi si spostano.

La forma è sempre la stessa. Inventario e richieste di esportazione nella prima settimana, perché le esportazioni possono richiedere una settimana. GPT e policy nella seconda. Poi pilota, introduzione e disdetta, con la disdetta agganciata alla data di rinnovo.

Come fai un pilota che trovi le lacune?

Un pilota è un piccolo gruppo che usa il nuovo strumento su lavoro reale per due settimane, prima di tutti gli altri. Il suo compito non è dimostrare che il nuovo strumento è buono. È trovare le lacune finché sistemarle costa poco.

Scegli circa una persona su dieci, tra tre e quindici. Sceglile con intenzione:

• Chi lo usa di più. Sa nel dettaglio cosa fa ChatGPT per lui e trova le lacune in fretta.
• Chi ha creato i GPT personalizzati. Prova i propri modelli ricostruiti.
• Uno scettico dichiarato. Se lo scettico è soddisfatto, gli altri seguiranno. Se no, senti le obiezioni adesso invece che alla riunione plenaria.

Dai al gruppo una sola lista condivisa intitolata “non riesce a fare X”. Ogni voce riceve una di tre risposte: un prompt migliore, un tier diverso, oppure un onesto “no, tieni una soluzione alternativa”. Quella lista diventa il materiale di formazione per tutti gli altri.

Cosa perde il tuo team, e cosa tiene?

Sii onesto su questo prima dell’introduzione, non dopo. Le persone perdonano una funzione mancante di cui sono state avvisate. Non perdonano quella che scoprono da sole.

Ambito	Dopo il cambio
Scrittura, riscrittura, email	Continua a funzionare
Riassunti e analisi di documenti	Continua a funzionare, i file si allegano per chat
Prompt salvati e istruzioni dei GPT	Continua a funzionare, come modelli
Vecchie conversazioni	Restano nell’esportazione, non nel nuovo strumento
Generazione di immagini	Non c’è nella chat di Union AI
Modalità vocale	Non c’è nella chat di Union AI
Modalità di ricerca approfondita	Non c’è nella chat di Union AI
Stile delle risposte	Diverso: un altro modello, altre abitudini

L’ultima riga merita una frase. Union AI fa girare modelli open-weight, modelli i cui pesi sono pubblicati così da poter girare su hardware europeo. Sono bravi nel lavoro di tutti i giorni, e non sono GPT. Le abitudini di formattazione sono diverse, alcune risposte sono più brevi, e un prompt affinato per mesi su ChatGPT può richiedere di cambiare una riga. Quale modello gira dietro ogni tier è nella pagina sulla trasparenza sull’AI.

Se alcune persone dipendono davvero dalla generazione di immagini o dalla voce, decidi nella prima settimana se tengono uno strumento separato e approvato per quello. Un cambio non deve essere tutto o niente per valere la pena.

Come gestisci le resistenze dei colleghi?

Mettile in conto, e rispondi con fatti precisi. In quasi ogni team tornano le stesse quattro obiezioni:

• “Le risposte sono peggiori.” Chiedi il prompt esatto e la risposta esatta. Di solito è una differenza di formattazione o un prompt scritto per un altro modello, e si risolve con una riga. A volte è una lacuna vera, e allora finisce nella lista.
• “Perderò la mia cronologia.” Indica l’esportazione (o la decisione del proprietario del workspace) e i cinque o dieci prompt e risposte salvati prima del cambio.
• “Perché lo stiamo facendo?” Dai il vero motivo in una frase: dove vengono elaborati i dati, il contratto o il costo. Non un discorso sulla sovranità.
• “Mi tengo il mio ChatGPT.” Qui entra in gioco la policy. Dopo la data di fine, un account ChatGPT personale usato per lavoro è di nuovo shadow AI, e la policy lo dice.

Il gruppo pilota fa quasi tutto il lavoro di persuasione. Un collega che dice “io lo uso per le offerte e va bene” vale più di qualsiasi email dell’IT.

Come introduci il nuovo strumento e disdici ChatGPT?

Introducilo un team a settimana. I team piccoli possono passare tutti insieme. Ogni ondata ha una sessione di venti minuti costruita sulla lista del pilota: dove sono i modelli, quale tier scegliere per quale compito, e cosa lo strumento non fa.

Poi disdici, nell’ordine giusto:

1. Controlla prima la data di rinnovo e il ciclo di fatturazione. Per ChatGPT Business, l’articolo di OpenAI sulla fatturazione dice che la riduzione degli utenti ha effetto dall’inizio del ciclo di fatturazione successivo, e che gli utenti annuali restano impegnati fino alla fine del periodo. Pianifica a ritroso da quella data.
2. Sistema i dati del workspace. Decidete come organizzazione cosa succede al workspace Business prima che il proprietario disdica.
3. Disdici. Il proprietario del workspace disdice in Workspace settings, Billing, Manage plan (impostazioni del workspace, fatturazione, gestione del piano). Chi ha un piano personale disdice il proprio, e l’azienda smette di rimborsarlo.
4. Togli il vecchio strumento dalla policy alla data di fine che hai scritto.

Dal lato di Union AI, la chat è un solo abbonamento a 13 € al mese IVA esclusa con la fatturazione mensile, o 11 € al mese pagando l’anno in anticipo, e ogni collega in più, come utente aggiuntivo, costa 10 €. I primi 5 messaggi sono gratuiti e non chiedono una carta, quindi il gruppo pilota può partire prima che qualcuno firmi qualcosa. L’elenco completo, compresi i moduli aggiuntivi, è nella pagina dei prezzi, e un confronto in euro è in i prezzi dei chatbot AI a confronto.

E l’API di ChatGPT?

Se il tuo team chiama anche l’API di OpenAI dal proprio software, è un lavoro separato e più piccolo. L’API di Union AI è compatibile con OpenAI, quindi cambiano il base URL, la chiave API e il nome del modello, e gli SDK ufficiali di OpenAI continuano a funzionare. La guida completa, con cosa non si porta e come testare prima del passaggio, è in cambiare un’API compatibile con OpenAI in tre righe.

Portala avanti in parallelo al pilota. L’API si fattura separatamente dalla chat, con credito prepagato a token, quindi ha bisogno di un suo piccolo budget e di un suo responsabile. Tutto il resto di questa guida riguarda le persone. Questa parte riguarda una ventina di richieste di prova e una modifica alla configurazione.